TOP 5 challenges de la gestion de projet dans le secteur hospitalier

Les hôpitaux traversent une période de changement et de réforme.

Ils sont confrontés à la tâche difficile de réaliser la transformation digitale tout en protégeant la sécurité des patients, la qualité du service, l’utilisation efficace des ressources et la productivité continue.
Ce changement n’est pas dû à la situation actuelle liée Covid-19.

Le secteur hospitalier a partagé le besoin d’implémenter un cadre de travail, une méthode, pour gérer et contrôler la mise en œuvre du changement dans la gestion de portefeuille, des programmes et des projets.

L’objectif est de renforcer les capacités à gérer la mise en œuvre des objectifs de transformation de manière efficace et efficiente.

 

Pourquoi la gestion de projet est-elle aussi importante dans le secteur des soins de santé ?

Une série de statistiques indiquent la taille énorme du secteur de la santé en Suisse.

(Chiffres fournis par l’Office fédéral de la statistique suisse https://www.bfs.admin.ch/bfs/en/home/statistics/health.html)

Ces statistiques soulignent la quantité de travail dont les organisations de soins de santé ont besoin pour que la gestion de projet améliore continuellement les opérations dans un secteur aussi vaste. Les coûts des soins de santé en Suisse représentent 11,7 % du PIB, ce qui en fait le deuxième poste le plus élevé d’Europe.

Dans l’enquête 2018 de l’Euro Health Consumer Index, la Suisse a été classée première et décrite comme ayant un excellent système de santé. Pour cette raison, la gestion de projet joue un rôle important dans le secteur hospitalier.

Cependant, la gestion de projet dans les hôpitaux comporte des risques que d’autres secteurs ne connaissent pas, notamment tout ce qui est lié aux problèmes de sécurité: un projet de santé réalisé de manière inefficace peut avoir des répercussions néfastes sur la santé des patients.

 

Défis de la gestion de projet dans le secteur médical

La gestion de projet dans le domaine de la santé est distincte car elle prend en compte la complexité et les risques à un tout autre niveau. Voici quelques-unes des principales différences avec les autres secteurs:

1. Financement et optimisation
2. Qualité et efficacité
3. Diversité disciplinaire élevée
4. Manque de ressources qualifiées
5. Méthode de conduite du changement inefficace

 

1. Financement et optimisation

La gestion de projet aligne l’argent avec l’activité.
Elle permet aussi de s’assurer que le financement des efforts est disponible aux différentes étapes du projet.

Pour tirer le meilleur parti du financement disponible, le projet doit être optimisé, ce qui signifie allouer exactement la bonne quantité d’espace aux salles, aux blocs opératoires, aux salles de diagnostic, aux espaces publics et à d’autres installations afin de concevoir l’aménagement le plus rentable.

2. Qualité et efficacité

La réduction des coûts de gestion des soins a entraîné de nombreuses fusions et acquisitions dans le secteur hospitalier ainsi que de certains groupes médicaux dans le but de réaliser des économies d’échelle et d’offrir un service plus attractif économiquement.

Il y a des ramifications plus dures et plus graves si les projets dépassent le budget ou dépassent le calendrier puisque le bien-être des patients peut être en jeu. Toute erreur ou absence de processus peut avoir des répercussions importantes sur la santé des patients.

Le contrôle qualité est un élément majeur de la gestion de projet: dans le domaine de la santé, toutes les opportunités doivent être prises en compte pour l’efficacité dès le début du projet. Cela inclut de s’assurer que les conceptions architecturales et techniques sont alignées sur les objectifs budgétaires et fonctionnels du projet.

La demande accrue de soins de santé, combinée à la hausse des coûts, a exercé une pression accrue sur l’industrie pour qu’elle fournisse des services économiques et de haute qualité. Essayer de trouver l’équilibre entre efficacité et qualité accorde encore plus d’importance à la nécessité d’une meilleure gestion de projet.

3. Diversité disciplinaire élevée

Les soins de haute technologie sont dispensés par des professionnels de la santé très spécialisés.

Les équipes multidisciplinaires, surtout si elles n’ont jamais travaillé ensemble auparavant, sont susceptibles de manquer d’un langage commun. Les gens d’une même discipline partagent une signification commune pour les mots qu’ils utilisent et se comprennent.

Mais, lorsqu’un certain nombre de disciplines sont impliquées – chirurgie, physiothérapie, travail social, soins infirmiers – les professionnels peuvent utiliser les mêmes mots et supposer à tort qu’ils signifient la même chose pour toutes les personnes présentes autour de la table.

En termes de communication, ce qui se passe est une traduction erronée: une personne d’une discipline encode un sens pour un terme mais quelqu’un d’une autre discipline décode une signification différente. En conséquence, le message n’est pas compris.

Cette question est particulièrement difficile à aborder dans l’équipe de soins de santé en raison de l’apparente simplicité de la terminologie. Cependant, le chef de projet doit toujours hypothétiser  que le personnel de différentes disciplines ne se comprend pas forcément et qu’il est crucial de donner et de recevoir des feedbacks.

Poser des questions apparemment évidentes peut être très utile jusqu’à ce qu’un langage commun soit diffusé au sein de l’équipe. Le chef de projet doit s’assurer que les membres de l’équipe surmontent leur méconnaissance fonctionnelle et doivent affronter le scepticisme et la suspicion entre les fonctions avant que l’équipe puisse travailler efficacement.

4. Manque de ressources qualifiées

À mesure que le secteur des soins de santé évolue, le type de ressources nécessaires à la réussite des projets évolue également.

La tendance actuelle à adopter la stratégie du bureau de gestion de projet (PMO) n’équivaut pas toujours à la capacité de mener avec succès des projets multi-organisations, de travailler côte à côte avec les cliniciens pour modifier la prestation des soins ou évaluer l’impact d’une réglementation importante.

Une équipe de projet sans les compétences et l’expérience nécessaires, y compris l’expertise de l’industrie des soins de santé, échouera forcément.

Pour en savoir plus sur la mise en place d’un PMO dans le secteur hospitalier consultez notre interview de Maddy Silverans.

→ Les défis de la gestion de projet dans le secteur hospitalier

5. Méthode de conduite du changement inefficace

La pression pour changer rapidement est particulièrement palpable dans les soins de santé, car les organisations qui ont historiquement «évolué vers» le changement doivent maintenant utiliser une méthodologie de changement pour réussir.

Souvent, les projets n’incluent pas de flux de travail dédié à la préparation de l’organisation à un changement significatif. La communication du changement est particulièrement difficile en raison de la dichotomie politique entre les médecins et l’administration.

Le résultat est un manque de compréhension, d’acceptation et finalement d’adoption du changement, conduisant à des projets ratés.

Une série d’autres problèmes affectent l’industrie en constante évolution – des questions pour lesquelles la gestion de projet est de plus en plus vitale. Ces problèmes sont les suivants:

• La diminution des paiements des programmes de santé gouvernementaux et des compagnies d’assurance privées a contraint les organisations de soins de santé à trouver des moyens d’économiser de l’argent.
• Les systèmes nouveaux et complexes de dossiers de santé électroniques sur les patients doivent être surveillés et améliorés en permanence.
• Les nouvelles technologies doivent également être suivies et améliorées.
• De nouvelles réglementations continuent d’émerger.
• Les établissements de santé font l’objet d’une surveillance accrue des diverses parties prenantes externes, y compris le gouvernement, les compagnies d’assurance maladie et les patients.

 

Avantages de la gestion de projet dans le secteur hospitalier

Une gestion de projet solide contribue à améliorer les soins de santé et le secteur de la santé de plusieurs manières. En effet, la gestion de projet peut effectuer les opérations suivantes:

• Assurer que la composition technique de l’équipe de projet est basée sur l’objectif du projet.
  Si l’objectif est de réduire les coûts, le chef de projet doit s’assurer que tous les membres connaissent la mesure des coûts et la comptabilité.
• Assurer que les membres de l’équipe sont à un niveau suffisamment élevé dans leur organisation respective pour que les recommandations aient une forte probabilité d’être mises en œuvre.
• Assurer que les politiques d’intégration ne sont pas sous-estimées.
  Ce n’est que lorsque les membres de l’équipe se rendent compte que soit tout le monde réussit ensemble ou soit tout le monde tombent ensemble, que le travail du projet peut commencer.
• Assurer que les membres de l’équipe se rapportent véritablement les uns aux autres en tant que pairs.
  La hiérarchie ne doit pas interférer avec les relations entre pairs de l’équipe. La ou les personnes qui dirigent l’équipe dans la résolution d’un problème particulier devraient être le membre possédant les connaissances et l’expérience pertinentes, plutôt que la personne au sommet de la hiérarchie implicite.
• Favoriser la qualité des soins en améliorant les processus utilisés pour fournir ces soins.
• Améliorer la communication entre le personnel soignant soignant les patients.
• Améliorer la planification organisationnelle.
• Faciliter la budgétisation, car une gestion de projet solide alloue directement les ressources nécessaires aux travaux importants.
• Soutenir les processus mis en place pour réduire le risque de poursuites – en grande partie parce que des processus améliorés augmentent la qualité des soins.
• Encourager les relations avec les parties prenantes, y compris les assureurs, les agences gouvernementales, les patients et autres.
• Augmenter la productivité du personnel
• Atténuer les risques et les problèmes juridiques.