L’histoire de PM²: comment PM² est-il passé d’outil interne à la Commission Européenne à une méthode publique
PM² (P-M squared) signifie «méthodologie de gestion de projet». La méthodologie a été développée et publiée pour la première fois en 2007 pour être utilisée exclusivement dans des projets informatiques au sein du département informatique (DIGIT) de la Commission européenne.
Avant PM², plusieurs cadres de référence étaient déjà utilisés au sein de la Commission (par exemple pour organiser des activités de développement de logiciels). Cependant, aucun ne prenait en compte toutes les interactions avec les parties prenantes, ni ne permettait le suivi des budgets, des résultats ou de la qualité et il n’incluait pas de stratégie pour la gestion des risques et incidences. A l’inverse, il existait des méthodes génériques de gestion de projet provenant de l’extérieur, telles que PRINCE2 ou PMBOK, qui devaient cependant être adaptées pour pouvoir fonctionner correctement dans un environnement de projet qui n’était pas encore suffisamment mature. L’équipe de méthodologie de DIGIT a alors décidé de rechercher les meilleures pratiques à associer de manière cohérente afin de créer un ensemble de directives souples, simples et solides que les chefs de projet pourraient utiliser pour gérer le développement de logiciels de manière contrôlée.
La naissance de PM²
Pour tester la solution, des projets pilotes ont été sélectionnés et le succès a été immédiat: légère, la nouvelle méthode a nécessité des temps d’apprentissage suffisamment rapides et a été immédiatement adaptée aux difficultés du secteur public: hiérarchies fortes, faible maturité, gestion de projet , manque de responsabilité. PM² est né.
Au lieu de proposer immédiatement PM² comme « méthode » à utiliser pour tous les projets, l’équipe a continué à sélectionner des projets pilotes et des projets volontaires pour tester et affiner le nouvel outil. Le succès des projets gérés à l’aide de PM² a commencé à résonner même en dehors de l’équipe de DIGIT et des demandes ont également été formulées pour utiliser la méthodologie pour des projets non informatiques. Ce « PM² personalisé » aurait complètement remplacé la méthodologie et accéléré son adoption au sein des nombreux départements de la Commission européenne.
Les premières formations PM² et le guide officiel
À la fin de 2010, il était évident qu’il était important de disposer de méthodes de travail communes et de s’appuyer sur les bonnes pratiques. La décision fut alors prise de créer non seulement des formations PM², mais également un schéma de certification visant à « valoriser les ressources qui s’efforcent d’utiliser la méthodologie » et à reconnaître leur volonté d’améliorer la maturité de la Commission européenne en matière de gestion de projet. Les premières formations ont été données en 2012 et ont immédiatement rencontrées un grand succès, avec une formation presque tous les jours et des sessions complètes trois ou quatre mois à l’avance.
Six ans plus tard, plus de 10 000 professionnels ont été formés et plus de 1 000 ont été certifiés.
En 2012, un guide officiel a été créé, la version « v2.0 », très générique, utilisable pour tout type de projet et dans n’importe quel contexte. Un an plus tard, le succès de PM² a commencé à s’étendre à d’autres institutions européennes, grâce à des projets impliquant plusieurs institutions et à la mobilité du personnel. Le guide PM² a été publié en 2014 dans sa version v2.5, ce qui constitue un tournant important dans la direction « plus d’Europe, moins de Commission ». C’était la base pour l’adoption de PM² par le Conseil de l’Union européenne et le Parlement. Dans le même temps, les agences exécutives au sein des États membres ont commencé à manifester leur intérêt et un véritable réseau paneuropéen a été créé pour réunir tous les professionnels de la gestion de projets au sein des institutions européennes.
De 2016 à aujourd’hui: défis et succès de PM²
Parallèlement à la croissance de l’utilisation de PM², les attentes augmentaient également – le défi pour la « petite équipe Méthode » au sein de DIGIT devenait de plus en plus grand: création de contenu en ligne, traduction dans toutes les langues, adaptation à différents types de projet, intégration avec des méthodologies de portefeuille ou de gestion de programme… La plupart des projets internes ont été gérés avec PM², les institutions se sont alors retrouvées en difficulté avec des partenaires externes qui ne connaissaient pas la méthode. En conséquence, les formations ont été réorganisées pour les chefs de projet externes, ce qui a provoqué une augmentation des coûts du projet. Toutes ces dynamiques combinaient le besoin de l’équipe Méthode de rendre public ce qu’elle avait réalisé avec autant de succès. C’est pourquoi, en 2016, il a été décidé de faire de PM², une méthode publique, grâce à un modèle Open Source permettant d’utiliser, adapter, compléter et modifier la méthodologie sans frais. L’aventure OpenPM² a débuté en novembre 2016: pendant trois mois consécutifs, le guide OpenPM² a été le deuxième livre le plus téléchargé de la bibliothèque de l’Union européenne, juste derrière… la carte de l’Union européenne!
Auteur: Laurent Kummer
