L’importance de choisir un bon outil de gestion de projet – Interview Frederic Monomakhoff

Frédéric est directeur et fondateur de VIRAGE Group, qu’il a créé dans le but de donner aux managers et aux équipes des outils simples à utiliser et à déployer pour conjuguer pilotage, gestion de projet et gouvernance.

 

Quelle est votre fonction actuelle ? Quelles sont vos missions ?

Je suis Frédéric Monomakhoff, le dirigeant et fondateur de Virage Group.
Je m’occupe de la partie commerciale, de la direction de la société et j’ai par ailleurs également un rôle de directeur produit.

 

Comment vous est venue l’idée de créer cette société ?

Il y a encore une quinzaine d’années, Virage était une société de conseil. En accompagnant un client qui avait besoin d’une solution simple pour suivre beaucoup de projets, nous avons cherché un fournisseur mais n’avons pas trouvé de solution adéquate.

Nous avons donc fait développer une première solution par une société de service informatique.
Par la suite, j’ai rencontré un second client, qui avait le même besoin, puis un troisième et ainsi de suite.

L’idée initiale était de proposer des réponses pour nos clients mais nous avons progressivement basculé vers un métier d’éditeur en proposant aux clients qui avaient beaucoup de projets à suivre, un outil simple pour piloter un portefeuille de projets et gérer des projets.

Il existait déjà des solutions concurrentes mais assez complexes, qui convenaient plutôt pour des gros programmes, alors que nous souhaitions nous adresser à tout type et taille de projet.

 

Quelles sont les valeurs fondamentales de votre entreprise ?

Nous mettons en avant 3 valeurs pour notre offre :

• La simplicité : c’est notre valeur cardinale, on veut proposer des choses simples pour nos clients
• La proximité : on se nourrit de ce que les clients nous apportent et on essaie d’avoir une relation très personnelle avec eux
• L’adaptabilité : nos solutions sont très flexibles et personnalisables pour répondre aux besoins des clients

Nous avons également d’autres valeurs notamment sur l’aspect organisation / management avec la notion d’Excellence : notre objectif est de faire la bonne chose, de la bonne manière, à chaque fois et d’être à l’état de l’art dans tous nos métiers, pour proposer des produits et services de qualité.

A cela s’ajoute des valeurs humaines où, avec nos 40 collaborateurs, nous essayons de créer un environnement convivial et d’être proche les uns des autres.

 

Avez-vous plutôt adopté une approche de travail
Agile ou traditionnelle ?

Virage utilise les deux, même si Agile est très répandu dans la culture de l’entreprise, que ce soit dans les directions commerciales, au service marketing… En interne, nous développons nos produits de manière complètement Agile et pour l’implémentation de nos logiciels, nous travaillons de manière itérative.

Pour certains gros projet dont le périmètre a besoin d’être affiné, nous travaillons en agilité pour l’implémentation. En ce qui concerne nos clients, majoritairement issus du milieu informatique, la plupart font de l’agilité.

Même si certains fonctionnent en waterfall, ils ont souvent recours à l’agilité pour certains projets.

 

Quelles sont, selon vous, les problématiques de vos utilisateurs, en terme d’utilisation d’outils stratégiques pour gérer les projets ?

Virage est spécialisé dans la gestion de projets, le pilotage de portefeuilles et de plans d’action. Pour ces disciplines, il y a une problématique clé commune qui est de connaître le niveau de maturité de l’organisation. C’est à dire, savoir si les collaborateurs sont des experts de la gestion de projet ou si ils sont un peu moins avancés.

Ensuite, lorsqu’on pilote un portefeuille de projets ou d’actions, il est nécessaire que toutes les données soient mises à jour et que chaque chef de projet fasse bien son travail. La problématique qui ressort serait plutôt : comment réussir à impliquer et satisfaire tous les collaborateurs alors qu’ils ont tous un historique et des expériences personnelles différentes ?

Virage travaille sur ces différents points, le but étant de construire une relation avec le client sur le long terme, de bien analyser son niveau de maturité. L’avantage d’être éditeur et intégrateur des logiciels est de pouvoir proposer une solution adaptée au niveau de maturité du client.

Elle peut être simple au départ et évoluer progressivement au fur et à mesure de la montée en compétences du client. Nous essayons de contribuer à son expertise en partageant des Bonnes Pratiques.

 

Comment choisir le bon outil ? Avez-vous des conseils à nous partager ?

Tout d’abord, il faut comprendre les enjeux, commencer par une phase de cadrage stratégique et se demander ce qui est vraiment important. Si par exemple ce qui est important est de savoir où en sont les projets pour prendre des arbitrages, c’est précisément ce point qu’il va falloir mettre en avant et pour cela, il n’y a pas besoin d’un diagramme de Pert ni d’une gestion des risques très poussée.

Il est donc très important de bien définir les priorités, d’intégrer la problématique d’embarquement et de conduite du changement pour s’assurer que tous les collaborateurs comprennent et adhèrent à la démarche et que le produit réponde bien à leurs besoins.

Il faut que le produit soit désirable. Bien souvent, nos clients nous disent qu’avant, ils faisaient beaucoup de matrices de conformité, avec des fonctionnalités attendues,… et en fait tous les éditeurs répondent qu’ils font tout. Ce n’est donc plus un élément différenciateur, alors que si le produit est simple, qu’il est agréable à utiliser et que les utilisateurs se reconnaissent en l’utilisant, l’intégration se fait beaucoup plus rapidement.

De plus, quand on choisit un outil, ce n’est pas du one shot, c’est une histoire qui va se construire dans la durée. Il faut donc choisir un partenaire, de préférence éditeur et intégrateur, qui va pouvoir vous accompagner sur plusieurs années et suivre l’évolution des compétences pour proposer un outil vivant, qui évolue également en fonction du niveau de maturité de l’organisation.

 

Avez-vous vu les besoins des entreprises évoluer suite à l’émergence du COVID-19 ? 

Oui, nous avons récemment organisé un webinaire sur les retours d’expérience de 3 DSI face au COVID-19.
Cette situation extrême a mis en avant des besoins de fonctions collaboratives. Par exemple, les daily meetings se sont répandus massivement pour maintenir la communication entre les divers collaborateurs.

On voit une réelle complémentarité entre les fonctions de pilotage, de gestion de projet et ces fonctions collaboratives. Le fait de s’appuyer sur des logiciels de pilotage de projet collaboratifs permet de fluidifier les relations entre les différentes parties prenantes d’un projet.

Une belle surprise a été de voir qu’on pouvait réaliser l’intégralité d’un projet à distance, puisqu’il y a des projets que l’on a démarrés et terminés à distance, pendant le confinement… Et finalement tout s’est bien passé, même si nous préférons les relations et le contact humain.

 

Vous proposez des outils collaboratifs de pilotage de portefeuille projets (Project Monitor) et de plans d’actions stratégiques (Perf Monitor). Quels en sont les avantages dans une telle situation ?

Une fois de plus la simplicité, le fait que ce soient des outils agréables à utiliser, ce ne sont pas des outils qu’on est contraint d’utiliser. Ils permettent d’apporter de la visibilité. Par exemple si on prend notre solution “Perf Monitor” c’est un logiciel qui va permettre à chacun de comprendre en quoi son action contribue à la stratégie de l’entreprise.

C’est donc un outil de visibilité et lors de moments où l’on est séparé physiquement de son environnement, de ses managers,.. le fait de pouvoir resituer son action dans un contexte un petit peu plus large, va être quelque chose de très intéressant.

Les fonctions collaboratives du logiciel vont servir au quotidien et puis quand on prend un peu de recul, tout ce que l’on a mis en place pour faciliter la gouvernance et le management à travers les outils, va être très précieux à distance.

 

Citez quelques notions que vous souhaiteriez apprendre dans un proche avenir pour vous développer en tant que professionnel ?

. La méthodologie OKR (Objectives and Key Results)
Nous avons commencé à mettre en place cette méthodologie de pilotage stratégique mais je ne maîtrise pas encore toutes les articulations et j’aimerais approfondir le sujet.

. Le management en général
C’est un sujet sans fin et j’ai toujours envie d’apprendre de nouvelles choses, notamment comment faire progresser ses collaborateurs, comment développer leur engagement, comment faire en sorte qu’ils soient contents de venir travailler le matin.

 

Frederic Monomakhoff

Frédéric est directeur et fondateur de VIRAGE Group, qu’il a créé dans le but de donner aux managers et aux équipes des outils simples à utiliser et à déployer pour conjuguer pilotage, gestion de projet et gouvernance.

Sa devise : Faire Simple !