Warum ist das Project Management Office PMO so wichtig für das Unternehmen?

Marisa Silva ist eine leidenschaftliche Verfechterin des Wertes von PMOs als Geschäftspartner und Ermöglicher strategischer Veränderungen. Sie ist eine erfahrene PMO– und PPM-Beraterin, Dozentin, Autorin und internationale Referentin.

Ich habe in Ihrer Überschrift auf LinkedIn gelesen: PMOs geschäftskritisch machen.
Wie machen Sie das?

PMOs sind eine interessante Spezies im Projektmanagement-Universum, weil sie mit einem zugrundeliegenden Paradoxon in ihrer „Daseinsberechtigung“ konfrontiert sind: Während sie existieren, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen, würde man annehmen, dass es keinen Bedarf für PMOs gäbe, wenn alle Projekte prinzipiell erfolgreich wären.

Die Frage, wie PMOs geschäftskritisch werden können, ist also in der Tat eine Schlüsselfrage, die PMO-Profis immer im Hinterkopf haben sollten.
Meiner Meinung nach können PMOs kritisch werden, wenn sie drei wichtige Imperative übernehmen.

1. Der Imperativ des Geschäfts.
2. Der Imperativ der Agilität.
3. Der Imperativ des Wertes, der Eckpfeiler des PMOs.

1. Erstens, der Imperativ des Geschäfts.
PMOs, die in der Organisation von entscheidender Bedeutung sind, sind geschäftsorientiert, ein vertrauenswürdiger Partner, der die Projektabwicklung ermöglicht, d.h. alle ihre Funktionen sind darauf ausgerichtet, dem Geschäft zu dienen.

PMOs müssen anfangen, sich als Dienstleistung zu verstehen.

Ihr Leistungskatalog kann dann eine Vielzahl von Aktivitäten abdecken, von der Sicherstellung, dass Projekte auf die richtige Art und Weise (Projektmanagement), aber auch die richtigen Projekte (Portfoliomanagement) und mit dem entsprechenden Kompetenzniveau durchgeführt werden.

2. Zweitens: Der Imperativ der Agilität.
Während verschiedene Methoden und Ansätze für Projekte und Projektteams entwickelt wurden, um Agilität zu erreichen, wird nicht viel über PMOs gesprochen.

Dabei sind PMOs wahrscheinlich die organisatorischen Einheiten, die sie am meisten brauchen. Sie informieren und zentralisieren nicht nur Projektmanagement-Praktiken, sondern haben auch einen schlechten Ruf als bürokratische, langsame Unterstützungsorgane.

Auch PMOs müssen sich Agile zu eigen machen!

Sie müssen ihre Rolle von einer Top-Down-, Befehls- und Kontrollfunktion zu der eines PMOs am Rande ändern, das Unterstützung bietet und sich auf Fähigkeiten statt auf Kontrolle konzentriert und Teams befähigt, mit der Freude an minimaler lebensfähiger Bürokratie zu definieren und zu arbeiten.

3. Schließlich der Imperativ des Wertes, der Eckpfeiler des PMOs.
Sie werden dieses Schlagwort sicherlich im PMO-Mandat, in der PMO-Roadmap oder in jeder Präsentation über den Zweck des PMOs finden. PMOs werden geschaffen, um die Wertschöpfung zu ermöglichen und dem Unternehmen dabei zu helfen, den „Bang for the Buck“ zu maximieren.

In ihrem Kern geht es bei PMOs um Wert. Allerdings ist Wert ein subjektives Konzept und was für mich wertvoll ist, hat für Sie vielleicht keinen Wert. Der Wert liegt in den Augen des Betrachters.

Daher ist es von grundlegender Bedeutung, dass PMOs beginnen, ihre Stakeholder stattdessen als Kunden zu betrachten und zu fragen, was diese Kunden wollen, wenn sie ihre Wertvorstellungen erfüllen sollen.

Außerdem müssen wir anfangen, unsere eigene Wertschöpfung zu messen – wir verlangen das von den Projektteams, warum sollten wir also nicht selbst transparent über unsere Leistung sein? – und mehr zu kommunizieren.

Ich kenne viele PMOs, die fantastisch sind in dem, was sie tun, aber nur wenige wissen, wo sie im Büro sitzen oder wer sie sind! Kurz gesagt, geschäftskritische PMOs sind dienende Führer, leidenschaftlich bei dem, was sie tun, und in der Lage, sich mit Agilität an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.

Wie hat Ihre Leidenschaft für Projekte begonnen?
Was ist das, was Sie an Ihrem Job am meisten lieben?

Meine Karriere wurde in einer Projektmanagement-Beratungsfirma geboren; so wurde ich in gewisser Weise von der Energie und Leidenschaft für Projekte meiner Kollegen und Mentoren angesteckt. Ich hatte das Glück, von Personen zu lernen, die sehr erfahren und sachkundig sind und in meine berufliche und persönliche Entwicklung investiert haben.

Wenn es einen Rat gibt, den ich jedem geben kann, der in der Welt des Projektmanagements anfängt: Holen Sie sich einen Mentor. Es ist eine bereichernde Lebenserfahrung.

Bei meiner Arbeit als Projektleiter, Berater und Trainer im Projektmanagement liebe ich vor allem die Vielfalt der Branchen, Projekttypen und Dimensionen, mit denen ich arbeiten darf.
Ich lerne jeden Tag etwas Neues, und ich liebe es.

An einem Tag führe ich eine PMO-Reifebewertung für ein Unternehmen durch, das sich mit nuklearen Abfällen in Nordengland befasst, am nächsten Tag halte ich einen Workshop für eine Stadtverwaltung an einem abgelegenen Ort, und am nächsten fliege ich nach Deutschland, um ein Unternehmen in der Verwendung eines PPM–Tools zu schulen.

Ja, es kann ermüdend sein, aber ich würde lügen, wenn ich sagen würde, dass ich diese Betriebsamkeit nicht mag. Ich habe großes Glück, dass ich in einer Branche arbeiten kann, die ich liebe, und dass ich bis heute mit so vielen erstaunlichen Unternehmen und Menschen gelernt und gearbeitet habe.

Es ist kein Zufall, dass ich mich The Lucky PM nenne!

Was ist das größte Problem, das Sie derzeit in der PM-Community sehen?

Es gibt viele Aspekte, die erwähnenswert sind, aber ich möchte drei davon hervorheben, die nicht exklusiv für die PM–Gemeinschaft sind, aber dennoch unter uns sehr sichtbar sind. Einer ist unser Widerstand, über den Status quo, die Norm, hinaus zu denken.

Wir müssen anfangen, im Projektmanagement kritischer zu denken, mehr herauszufordern, mehr zu hinterfragen.

In einer Zeit, in der es eine Informationsflut und ein wachsendes Wissen gibt, sollten wir nicht einfach Lösungen „von der Stange“ akzeptieren, schnell denken und die Realität zu sehr vereinfachen, sondern verschiedene Perspektiven erkunden und nicht in den Lösungsmodus stürzen, wenn manchmal nicht einmal das Problem klar ist oder wenn es keine einfache Lösung gibt.

Die zweite hat mit der Ansicht zu tun, dass Projektmanagement eine „just-do-it“-Disziplin ist und Projektpraktiker als Macher auftreten.

Ich denke, dass es für den Berufsstand viel zu verlieren gibt, wenn wir unsere Verantwortung vom Front-End und dem Vermächtnis unserer Projekte entfernen. Projekte verändern die Welt, buchstäblich, und wie das Sprichwort sagt: „Mit großer Macht kommt große Verantwortung“.

Leider sehe ich oft die Macht, aber nicht immer die Verantwortung. In diesem Sinne bezieht sich mein dritter Rant des Tages auf die verpasste Chance für mehr Projekte für die Menschheit mit globaler Wirkung. Mit unseren Kompetenzen sind wir in einer privilegierten Position, um etwas zu bewirken und ein Bewusstsein für Projektmanagement zu schaffen.

Mit der jüngsten Pandemie zeigen sich einige gute Beispiele, aber wir brauchen immer noch mehr nachhaltiges, verantwortungsvolles Projektmanagement. Schließlich sind unsere Projekte unsere Zukunft.
Wir sollten sicherstellen, dass wir sie zu einer guten machen.

Wie wirkt sich Ihrer Meinung nach die Pandemie COVID 19 auf Projekte aus?
Wie verändert diese Situation die Gemeinschaft?

Es steht außer Frage, dass COVID 19 die Welt, wie wir sie kannten, so sehr verändert hat, dass wir von einer BC- (vor COVID) und AC- (nach COVID) Zeit sprechen können. Projekte waren keine Ausnahme. Einige wurden gestrichen, verschoben, Arbeitsportfolios und Budgets mussten schnell überarbeitet werden.

Das ist allerdings nicht unbedingt etwas Schlechtes. Seit langem hören wir von der notwendigen Revolution in der Arbeitswelt, mit digitalen Nomaden, selbstlernenden Lösungen, flexiblem Arbeiten, Remote-Teams usw. Ob Organisationen es mögen oder nicht und darauf vorbereitet waren oder nicht, die Zeit ist gekommen, dass wir das Konzept ausprobieren.

Und Überraschung: Für viele Organisationen funktioniert es!

Wir brauchten all die Meetings, den ganzen Büroraum, die ganze Struktur doch nicht. Die Arbeit wird immer noch erledigt, wenn sie von zu Hause aus gemacht wird. Das Gleiche geschah mit der digitalen Transformation.
Nachdem jahrelang darüber gepredigt wurde, wurden die Unternehmen „gezwungen“, endlich etwas zu tun.

Und auch aus der Krise heraus werden Projekte für die Menschlichkeit geboren, wie Tech4COVID19 oder PMOsHackingCovid, was mich stolz macht, im Projektmanagement zu arbeiten, mit dem Menschen im Herzen, wie es sein sollte. Ich denke, dass wir als Gemeinschaft durch COVID 19 flexibler, bewusster, antifragiler und vor allem menschlicher und bewusster miteinander werden.

Was ist Ihr Ratschlag, wie man diese Situation lösen/bewältigen kann?

Ich will das Problem nicht romantisieren und ich bin mir nicht einmal sicher, ob es eine Lösung gibt.

Vorläufig denke ich, dass COVID eine Situation bleiben wird, die eher zu bewältigen als zu lösen ist, zumindest bis ein Impfstoff verfügbar ist. Aber ich glaube auch, dass wir nicht durch die Herausforderungen definiert werden, mit denen wir konfrontiert werden könnten, sondern dadurch, wie wir auf sie reagieren.

Deshalb denke ich, dass diese Krise uns die Chance gibt, uns zu entscheiden, auf ihre positiven Auswirkungen zu schauen. Die Krise kann Menschen vereinen.

In den letzten Wochen haben wir vor allem in den Ländern, die stärker vom Virus betroffen sind, eine Vielzahl von Gesten der Freundlichkeit, Zusammenarbeit und Solidarität gesehen (wie zum Beispiel den Dank für die unermüdliche Arbeit der medizinischen Fachkräfte), die uns daran erinnern, dass wir nur eine große Familie sind.

Wir teilen die gleichen Sorgen, die gleichen Ängste, die gleichen Träume und Ängste.

Wir lernen, leiden und lassen uns von einander inspirieren, egal wo auf der Welt. Wir sind widerstandsfähiger als wir denken. Wir sitzen alle im selben Boot. Tatsache ist, dass COVID 19 immer noch da draußen ist, also können wir genauso gut etwas Wertvolles damit tun, selbst wenn es nur darum geht, anderen Ermutigung, Zuversicht und Unterstützung zu geben.

Lassen Sie uns diese Gelegenheit nutzen, um nachzudenken und unsere Prioritäten zu überprüfen, auch in unseren PMOs! Unsere Zerbrechlichkeit anzuerkennen und das zu schätzen, was am wichtigsten ist.
Um öfter „Danke“, „Ich stehe hinter dir“ und „Toll gemacht!“ zu sagen.

Unsere Zeit weiser zu nutzen und uns neu zu erfinden.
Gemeinsam. Lassen Sie uns nicht fragen, was passieren würde, wenn die Welt mit dieser Krise unterginge, sondern was wir in unseren Projekten und in unserem Leben anders machen würden, wenn die Welt neu beginnen würde.

Dies ist unser Weckruf.
Eine Gelegenheit, die man nicht verpassen sollte.

Marisa Silva

Marisa Silva, auch bekannt als „The Lucky PM“, ist eine erfahrene PMO- und PPM-Beraterin, Dozentin, Autorin und internationale Referentin. Sie ist eine leidenschaftliche Verfechterin des Wertes von PMOs als Geschäftspartner und zur Ermöglichung strategischer Veränderungen!