In diesem Interview haben wir Ivan Ferri, Projektmanager bei ZANASI, einem führenden Hersteller von Industriedruckern, zu Gast. Ivan gibt uns interessante Einblicke, wie sich die PRINCE2-Zertifizierung auf die Geschäftsprozesse ausgewirkt hat und wie man erfolgreich eine Karriere als Projektmanager verfolgen kann.
Können Sie kurz Ihre Rolle als Projektleiter bei ZANASI beschreiben und wie sich die PRINCE2-Zertifizierung auf Ihre tägliche Arbeit ausgewirkt hat?
Meine Aufgabe bei ZANASI ist es, ein Entwicklungsprojekt zu koordinieren, in diesem Fall ein Entwicklungsprojekt im Zusammenhang mit einem neuen industriellen Codierer.
ZANASI stellt industrielle Tintenstrahldrucksysteme her und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in diesem Bereich. Als wir mit der Entwicklung einer neuen Maschine begannen, beschloss das Unternehmen, die Gelegenheit zu ergreifen und einen doppelten Wachstumspfad einzuschlagen: zum einen die Entwicklung eines Produkts, das ein neues Konzept der Modularität des Systems selbst einführen würde, und zum anderen eine methodische Änderung des Entwicklungsprozesses.
In dieser speziellen Phase wurde mir die Rolle des Projektleiters zugewiesen, um dieses ehrgeizige und wichtige Unternehmensprojekt zu begleiten und abzuschließen.
Die Entscheidung des Unternehmens für die PRINCE2-Zertifizierung ist Teil eines umfassenderen Projekts, das vor einigen Jahren eingeleitet wurde: die Internalisierung von Prozessen mit internationalem Charakter, um die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt zu erhöhen.
Die PRINCE2-Methode hat sich direkt ausgewirkt, indem sie unsere organisatorische Kapazität erhöht hat. Bevor wir diesen Weg einschlugen, gab es im Unternehmen keine Person mit einer Projektmanagement-Zertifizierung. Es wurden bewährte Methoden angewandt und Methoden, die durch interne Schulungen erworben worden waren, aber ohne Zertifizierung, was sehr ineffizient in Bezug auf Zeit und Ressourcen war.
Die PRINCE2-Zertifizierung hat es uns ermöglicht, unsere Aktivitäten viel besser zu koordinieren, auch zwischen den Abteilungen, denn ein Drucksystem besteht aus so vielen Disziplinen.
Wir sind ein Unternehmen, das bei seinen Projekten Kompetenzen aus verschiedenen Bereichen zusammenbringen muss, ich denke da an Mechanik, Elektronik, Chemie, Software. Unterschiedliche Welten, die es schaffen, miteinander in Beziehung zu treten und dank einer objektiv flexiblen Methode zusammenhängend zu funktionieren. Das ist die größte Stärke.
Welches sind die Hauptziele, die Sie bei Ihren Projekten bei ZANASI verfolgt haben oder verfolgen?
Die Hauptziele bestehen darin, neue Produkte unter Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben zu realisieren, Ziele, die in der industriellen Produktentwicklungsmethodik durchaus üblich sind.
In unserem speziellen Fall haben, wie ich bereits erwähnt habe, die Ziele, die wir uns mittel- bis langfristig gesetzt haben, eine weitere Revolution in der Unternehmenstechnologie und zwangsläufig ein neues Management der Entwicklungsprojekte mit sich gebracht und werden dies auch weiterhin tun. Dies ist zweifellos eine große Herausforderung, die uns jedoch einen kontinuierlichen Wachstumsimpuls gibt.
Wie hat PRINCE2 zur Verbesserung des Projektmanagements im Unternehmen beigetragen? Gibt es Beispiele dafür, wie die Methode in vergangenen Projekten angewendet wurde?
Ich kann ein konkretes Beispiel nennen. Der Aspekt, in dem PRINCE2 uns einen großen Durchbruch im Projektmanagement ermöglichte, war die Konzentration auf den Business Case. Heute hat jede am Projekt beteiligte Ressource das Verständnis, dass jede Entscheidung, jede Aktion, jede Abweichung vom Plan wirtschaftlich begründet werden muss. Und dies ist vielleicht die erfolgreichste Anwendung der gesamten PRINCE2-Methode.
Wie verwalten Sie das Budget und die Ressourcen in all Ihren Projekten, und welche Instrumente setzen Sie ein, um sicherzustellen, dass die Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden?
Bei ZANASI haben wir uns heute dafür entschieden, die Arbeit an Projekten mit PRINCE2 zu beginnen und entweder einen klassischen oder einen Wasserfall-Ansatz zu wählen. Die Wahl war bewusst und wohlüberlegt; bei dieser ersten Sitzung hätte die Anwendung der Methode höchstwahrscheinlich dazu geführt, dass der Prozess zu komplex geworden wäre, vor allem wenn man bedenkt, dass es neue Mitarbeiter gibt, die gerade erst in das Unternehmen eingetreten sind und noch nicht so vertraut mit dem Projektmanagement sind.
Daher haben wir uns für einen eher linearen Ansatz entschieden, auch zum Vorteil derjenigen, die noch keine Erfahrung mit dieser Methode hatten.
Wir sind uns jedoch bewusst, dass unser Ziel darin besteht, nach und nach auch andere Arten von Management und Ansätzen einzuführen. Die Software-Abteilung zum Beispiel ist sehr daran interessiert, etwas agiler zu arbeiten, sicherlich auch wegen der Affinität der Methode zu ihrer Kernarbeit, aber wir sind zuversichtlich, dass wir sie Schritt für Schritt auf das gesamte Unternehmen ausweiten können.
Was sind Ihrer Meinung nach neben den technischen Fähigkeiten die wichtigsten Soft Skills für einen Projektmanager bei ZANASI und wie haben Sie diese Fähigkeiten während Ihrer Karriere entwickelt?
Ich denke, dass die vielleicht wichtigste Fähigkeit von allen die Mitarbeiterführung ist. Das ist für mich der wichtigste Aspekt, denn neben der fachlichen Kompetenz, die man ja mittlerweile nicht mehr als selbstverständlich voraussetzt, sondern davon ausgeht, dass die Leute damit ausgestattet sind, ist es gerade die Fähigkeit, Menschen menschlich zu führen, die man Tag für Tag kultivieren muss und die einem einen Mehrwert bringt.
Genau aus diesem Grund hat ZANASI beschlossen, ein weiteres kollegiales Projekt in Angriff zu nehmen, das direkt von einem humanistischen Business-Coach betreut wird, der von einem internen PM unterstützt wird. Wir versuchen, neben den technischen Fähigkeiten auch humanistische Fähigkeiten in Bezug auf die zwischenmenschlichen Beziehungen zu vermitteln.
Welche Ratschläge würden Sie denen geben, die eine Karriere als Projektmanager beginnen wollen, und welche Lektionen haben Sie im Laufe der Jahre gelernt?
Die erste Lektion ist, dass Projektmanager graue Haare bekommen. Scherz beiseite, die erste Empfehlung, die ich denjenigen geben würde, die sich für diesen Weg, diese Karriere, entscheiden, ist, es nicht selbst zu machen.
Zertifizierungen und Kurse sind nützlich, weil sie es einem ermöglichen, tiefer in die Materie einzusteigen und sich gleichzeitig mit Leuten auszutauschen, die in der gleichen Rolle sind wie man selbst oder in einer anderen Realität in der gleichen Rolle sein werden. Es handelt sich also um eine Erweiterung des kulturellen Hintergrunds, die nicht zu übersehen ist.
Die anfänglichen Schwierigkeiten werden immer unterschätzt. Wenn ich jemandem einen Rat geben müsste: Wenn es ein Problem gibt, handeln Sie sofort. Warten Sie nicht, bis es auf Sie zukommt. Handeln Sie sofort, denn am Anfang neigt man immer dazu, es für einfacher zu halten. Wenn Sie es dort lassen, wird es unbeherrschbar. Dies ist die wichtigste operative Lektion, die ich weitergeben möchte.
Denn wir haben es selbst erkannt. Das ist wirklich eine Lektion, die wir gelernt haben. Wenn man es vernachlässigt, wird es unbeherrschbar, also ist es viel besser, im Moment zu handeln.
Da ZANASI in einem sehr spezifischen technischen Bereich tätig ist, mit welchen Herausforderungen waren Sie bei der Abwicklung von Projekten im Zusammenhang mit Industriedruckern konfrontiert und wie haben Sie PRINCE2 eingesetzt, um diese Herausforderungen zu bewältigen?
Die größte Herausforderung, mit der wir jeden Tag konfrontiert sind, ist der Versuch, etwas zu tun, von dem wir nicht nur sicher sind, dass wir es erreichen können, sondern dass es auch physisch möglich ist, es zu tun.
Da es sich um Forschung und Entwicklung handelt, kann es vorkommen, dass man an eine Wand stößt und nicht weiterkommt.
Die größte Herausforderung für uns besteht darin, mit dieser globalen Unsicherheit in unseren Projekten umzugehen. Wie hat uns PRINCE2 geholfen? Beim Risikomanagement.
Diese Ungewissheit ist für uns zu einem Projektrisiko geworden, und deshalb ist das gesamte vorgesehene Risikomanagement und die Vorbereitung von Reaktionen auf das Risiko in der Analysephase der Teil, der uns geholfen hat, dieses Hindernis zu überwinden.
Das ist zweifellos eines der Themen, die wir am meisten nutzen.
