Projekte aus der Ferne zu managen ist nichts Neues: In den letzten Jahren haben viele Projektmanager bereits mit Teams an verschiedenen Standorten zusammengearbeitet. Ein Beispiel sind Unternehmen mit mehreren Standorten oder Lieferanten, die nicht denselben Standort haben wie der Kunde. Der Unterschied in der aktuellen COVID-19-Situation besteht darin, dass es einen plötzlichen Wechsel von einigen wenigen Standorten, an denen die Teams noch physisch zusammen arbeiteten, zu einem Standort gibt, an dem jeder im wahrsten Sinne des Wortes auf sich allein gestellt ist.
Warum PRINCE2?
Wenn ich mit einer Projektmanagement-Herausforderung konfrontiert werde, wende ich mich normalerweise an PRINCE2. Dies ist eine der am weitesten verbreiteten Projektmanagementmethoden der Welt. Wie immer ist PRINCE2 nur ein Teil der Lösung. Das Management virtueller Projekte umfasst auch viele Soft Skills und Führungskompetenzen, die von PRINCE2 nicht abgedeckt werden. Das liegt daran, dass es unmöglich ist, Soft Skills und Leadership in einer einzigen Methode zu kodifizieren, obwohl sie extrem wichtig sind. Zum Management virtueller Projekte von zu Hause aus gehört auch eine gute Work-Life-Balance, aber das ist kein Thema, das wir in diesem Beitrag behandeln werden.
PRINCE2 befasst sich mit Projektmanagement anhand von 7 Prinzipien, 7 Themen und 7 Prozessen. Die Grundsätze sind unverzichtbare Leitlinien und Praktiken, die für alle Projekte gelten, unabhängig von Größe, Art oder Sektor. Die sieben Grundsätze sind:
- Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung
- Aus Erfahrung lernen
- Vordefinierte Rollen und Verantwortlichkeiten
- Management nach Phasen
- Management by exception
- Produktschwerpunkt
- Anpassung an das spezifische Projektumfeld
Alle Grundsätze gelten auch für virtuelle Projekte, aber ich möchte 5 dieser Grundsätze hervorheben, die besonders wichtig sind, wenn man sich in die „virtuelle Realität“ begibt. Bei der Fernarbeit ist es wichtig, dass nicht zu viele synchrone- Momente entstehen. Oft handelt es sich dabei um Videokonferenzen, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen können, vor allem, wenn es sich um viele Personen handelt. Mehrere Grundsätze werden dazu beitragen, die Zahl der Sitzungen zu verringern und sie kurz und sachlich zu gestalten.
Produktschwerpunkt
Der Grundsatz der Produktorientierung verlangt, dass die Projekte ergebnisorientiert und nicht tätigkeitsspezifisch sind. Für ein Projekt bedeutet dies, dass der Erfolg von einer gemeinsamen Vision dessen, was das Projekt hervorbringen wird, und den Eigenschaften, die diese Produkte haben müssen, bestimmt wird. In der Praxis: Die Anforderungen müssen klar sein, ebenso wie die Kriterien, anhand derer sie bewertet werden. Dasselbe gilt für die Arbeit von Projektteams oder einzelnen Teammitgliedern: Es ist wichtig, sich darauf zu einigen, was jeder liefern soll, und nicht, was jeder tun soll. Als Projektleiter wollen Sie die Kontrolle behalten und nicht nur die spezifischen Aspekte verwalten. Deshalb ist es wichtig, mit Ihren Teams zu vereinbaren, welche konkreten Ergebnisse sie bis zu einem bestimmten Termin liefern sollen.
Wenn Sie direkt mit einzelnen Teammitgliedern zu tun haben, ist es sinnvoll, täglich eine kurze Überprüfung durchzuführen. Wenn Sie mit Teams zu tun haben, werden Sie die Häufigkeit wahrscheinlich auf wöchentlich oder zweimal pro Woche reduzieren. Für einige wird es eine Umstellung sein, sich nicht mehr fragen zu müssen: „Was wirst du heute tun?“, sondern „Was wirst du morgen liefern?“. Es ist nur eine kleine Änderung, aber sie kann zu einer besseren Abstimmung der Erwartungen führen und dem Projektleiter die Gewissheit geben, dass die geleistete Arbeit zum Erfolg des Projekts beiträgt.
Vordefinierten Rollen und Verantwortlichkeiten
Das Prinzip der vordefinierten Rollen und Verantwortlichkeiten bedeutet, dass Projekte eine Struktur haben müssen, die es allen Beteiligten ermöglicht, die Frage zu beantworten: Was wird von mir erwartet? Fehlt diese Struktur, besteht die Gefahr, dass Sie mehrere Sitzungen abhalten müssen, um Hindernisse auszutauschen und festzulegen, wer sich um sie kümmern soll. In einer Situation, in der die Teammitglieder physisch zusammenarbeiten, kann das Fehlen dieser Klarheit darüber, wer was macht, leichter überwunden werden, da die Teammitglieder offen darüber sprechen und sofort Hilfe bekommen können. Dies ist jedoch nicht optimal, da die Konzentration des Teams für einen Moment verloren geht und es einige Zeit dauert, bis das Konzentrationsniveau vor der Unterbrechung wieder erreicht ist. Stellen Sie daher sicher, dass alle Teammitglieder wissen, wer für was zuständig ist, damit jeder das Problem direkt mit der richtigen Person besprechen kann. Stellen Sie aber auch sicher, dass jeder seine Verantwortung kennt, damit er die Entscheidungen treffen kann, zu denen er autorisiert ist.
Das Prinzip des „Management by Exception“
Das Prinzip des „Management by Exception“ sorgt für eine effiziente Nutzung der Management Zeit, indem es sicherstellt, dass Entscheidungen von der richtigen Managementebene getroffen werden, ohne die Kontrolle zu verlieren. Dies geschieht durch die Übertragung von Befugnissen und die Festlegung von „Toleranzen“, z. B. von Leistungszielen und zulässigen Abweichungen von diesen Zielen. Danach müssen Sie auch einen Mechanismus für den Fall festlegen, dass die Toleranzen überschritten werden. Wenn dies geschehen ist, wird die Kommunikation der Fortschritte einfacher und erfordert keine Sitzungen mehr. Wir alle kennen das Gefühl, in einer Besprechung zu sitzen, die auch per E-Mail hätte stattfinden können; klare Zielvorgaben und Ausnahmeregelungen ermöglichen es uns, den Fortschritt Ihrer Arbeit oder Ihres Projekts in kürzester Zeit klar zu kommunizieren. Auf diese Weise brauchen Sie nur dann einen Treffen, wenn Sie eine Entscheidung treffen müssen. Und das bedeutet: Wenn jemand die Toleranzgrenze überschreitet und eine höhere Führungsebene eingreifen muss.
Das Prinzip des Lernens aus Erfahrung
Das Prinzip des Lernens aus Erfahrung verlangt, dass jede am Projekt beteiligte Ressource die Lektionen ermittelt, die sie aus ihren Erfahrungen lernen kann, und dass sie entsprechend dem, was sie gelernt hat, handelt, um sich ständig zu verbessern. Wenn Sie in diese neue Situation hineingeworfen wurden, in der alles aus der Ferne geschieht, ist es besonders wichtig, dass Sie häufig darüber nachdenken, wie Sie die Dinge handhaben. Es könnte sinnvoll sein, alle Teammitglieder zu bitten, ein Protokoll über ihre Lektionen zu führen, eine Liste ihrer Erfahrungen zu erstellen und einen Termin für die Besprechung der Lektionen im Team festzulegen. Indem Sie positive Erfahrungen strukturieren in Ihre Arbeitsweise einbauen und negative Erfahrungen auflösen, um sie zu vermeiden, können Sie das Management Ihres virtuellen Projekts ständig verbessern.
Anpassung an das spezifische Projektumfeld
Der Grundsatz der Anpassung an das spezifische Projektumfeld stellt sicher, dass die für das Projektmanagement eingesetzte Methode an das Projekt angepasst ist und dass der Grad der Kontrolle dem Umfang, der Komplexität, der Bedeutung und dem Risiko des Projekts entspricht. Wenn sich Ihre Situation unerwartet ändert, wie es jetzt bei Projektteams der Fall ist, die aus der Ferne arbeiten, ist es von größter Wichtigkeit zu prüfen, ob Ihre Standard-Projektmanagementmethode die geeignetste ist. Jedes Projekt ist einzigartig und daher müssen Sie bei jedem Aspekt des Projekts von der Norm abweichen. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wie Ihre Standardmethode an Ihre virtuelle Umgebung angepasst werden kann.
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