Was ist ein PMO?

Was ist ein PMO?
Die Abkürzung PMO wird in der Regel für das Project Management Office verwendet.

Das Project Management Office ist eine Gruppe oder Abteilung innerhalb einer Organisation, deren Aufgabe es ist, die Standards für Projektmanagement und Programmmanagement innerhalb der Struktur aufrechtzuerhalten. Das PMO ist das Rückgrat eines erfolgreichen Projekts oder Programms.

Das PMO bietet Anleitung für Projekte und Programme, indem es versucht, die Praktiken zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. Es konzentriert sich auf Standards und bietet Hilfe bei der Implementierung verschiedener Methodologien.

Das PMO entwickelt und betreut auch Metriken, um die Ausführung von Projekten und Programmen zu verfolgen. Ein Best Practice PMO hat einen problemfokussierten Zweck, wobei seine Funktionen und Dienstleistungen mit dem Zweck, der Funktion und den Dienstleistungen der anderen PMOs innerhalb der Organisation abgestimmt sind.

Verschiedene Arten von PMO

Der Begriff PMO wird hauptsächlich für ein Project Management Office verwendet, einige Organisationen verwenden den Begriff jedoch auch für ein Programme Management Office oder Portfolio Management Office.

• Das Project Management Office unterstützt einzelne Projekte.
• Das Programm Management Office koordiniert die Identifizierung von Abhängigkeiten der Projekte und unterstützt den Übergang der Ergebnisse zum Business as Usual.
• Das Portfolio Management Office fungiert auf Unternehmensebene, wo alle Änderungsinitiativen innerhalb einer Organisation verwaltet werden.

Alle verschiedenen Arten von PMOs versetzen die Organisation in die Lage, Veränderungsinitiativen auf konsistente Art und Weise durchzuführen und sicherzustellen, dass diese ständig mit den strategischen Zielen abgestimmt sind.

In Bezug auf das Project Management Office sind drei verschiedene Typen zu definieren:

Das unterstützende PMO

Das unterstützende PMO bietet Unterstützung in Form von On-Demand-Expertise, Vorlagen, Best Practices und Lessons Learned. Dies ist eine großartige Lösung für Organisationen, in denen Projekte auf eine locker kontrollierte Weise erfolgreich durchgeführt werden.

Das steuernde PMO

Das steuernde PMO bietet Unterstützung, verlangt aber auch, dass die Unterstützung genutzt wird.

Das PMO stellt Anforderungen an bestimmte Methodologien, Vorlagen und Governance-Richtlinien.
Projekte werden auch von dieser Art von PMO genau überwacht. Das steuernde PMO ist eine Lösung für eine Organisation, die Aktivitäten, Praktiken und Dokumentation aufeinander abstimmen möchte.

Die Direktive PMO

Die Direktive PMO stellt Projektmanagement–Erfahrung und –Ressourcen zur Verfügung, um ein Projekt zu managen. Diese Art von PMO schafft ein hohes Maß an Konsistenz der Praxis über alle steuernde PMOhinweg und ist besonders effektiv in großen Organisationen.

Zweck des PMO

Das PMO, egal welcher Art, bietet Orientierung und Informationen.

Es hilft der Organisation sicherzustellen, dass die richtigen Projekte durchgeführt werden und dass die richtigen Entscheidungen von den richtigen Personen mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt getroffen werden.

Es hilft der Organisation, Projekte in Übereinstimmung mit den Werten und Zielen der Organisation zu steuern und durchzuführen.

Das PMO

• versucht, eine angemessene Projektauswahl und Priorisierungskriterien zu implementieren, die den Beitrag zur Strategie bewerten, zusammen mit der Validierung von dem Business Case.
• dient zur Unterstützung des Managements von Abhängigkeiten zwischen Lieferungen, Leistungen, geschäftlichen Änderungen und Nutzen in den Projekten und Programmen.
• kann den Einsatz einer entsprechend zugeschnittenen Methoden wie PRINCE2 und MSP oder anderer Projekt-/Programmmanagement Methoden bedeuten, um sicherzustellen, dass Projekte und Programme gut, effizient und effektiv durchgeführt werden.
• bietet ein Nutzen-Framework und Unterstützung für Projekt– und Programmsponsoren, um den Nutzen im Einklang mit dem Ziel der Organisation zu liefern.
• entwirft und implementiert Funktionen und Dienstleistungen, die sich mit dem aktuellen oder zukünftigen Problem/der Frage befassen, das/die innerhalb der Organisation erkannt und anerkannt ist.
• hört den Entscheidungsträgern in der Organisation zu und gestaltet entsprechend Funktionen und Dienste entsprechend.
• passt sich dem Reifegrad der Organisation, der Kultur, der Struktur und dem Grad des Sponsorings an.
  bestimmt den Wert der Dienste für die Organisation auf der Grundlage ihrer Reife.
• behält den Überblick über alle laufenden, vergangenen und zukünftigen Projekte und Programme und dient als Ablage für alle Unterlagen.
• erstellt Qualitätsberichte, die für die Entscheidungsbildung von Führungskräften und Vorständen mit aktuellen, zuverlässigen und glaubwürdigen Daten verwendet werden können.
• demonstriert den Wert der erbrachten Leistungen.

Organisationen sind nicht statisch, sie passen sich ständig an und verändern sich, um die sich verändernde Geschäftsumgebung widerzuspiegeln. Das bedeutet, dass sich auch die Herausforderungen und Fragen, die beantwortet werden müssen, ständig ändern werden.

Es liegt in der Verantwortung eines gut organisierten PMOs, seine Augen und Ohren offen zu halten und sich der sich verändernden Umgebung bewusst zu sein.

Das PMO ist immer auf der Suche nach neuen Herausforderungen und Fragen, die es zu beantworten gibt. Gleichzeitig werden die aktuellen Funktionen und Dienstleistungen des PMO kontinuierlich bewertet, damit sie bei Bedarf angepasst werden können.

Das PMO spiegelt direkt die Organisation wider und daher ist auch das PMO nicht statisch.
Das bedeutet, dass das PMO auch entscheiden kann, einige Dienstleistungen einzustellen oder neue Dienstleistungen einzuführen, mit entsprechend qualifizierten Ressourcen.

Das PMO ist sehr dynamisch.

Fähigkeiten im PMO

Der Fähigkeitenumfang und die zu erfüllenden erfüllten Rollen wird für jedes PMO anders sein, abhängig von Größe, Komplexität und vielen externen Faktoren. Für ein gut funktionierendes PMO gibt es jedoch einige offensichtliche Bereiche, die abgedeckt sein sollten.

• Einbeziehung der Stakeholder: um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Botschaften auf die richtige Weise erhalten – und um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
• Projektmanagement: mit Glaubwürdigkeit unterstützen und/oder fordern können.
• Analyse: in der Lage sein, die oft komplexen Daten zu sammeln, zu interpretieren und zu analysieren.
• Kommunikation: zuhören und die richtigen sowie die schwierigen Botschaften auf die richtige Art und Weise präsentieren können, damit sie akzeptiert werden.
• Verhandlung: als Vermittler zwischen dem Sponsor, dem Unternehmen und dem PMO wirken. Normalerweise keine alltägliche Anforderung, aber potenziell eine unschätzbare Fähigkeit auf Unternehmensebene.

PMO Rollen

Das PMO erbringt im wesentlichen Dienstleistungen für eine Organisation, aber was dies tatsächlich bedeutet, kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden. Es ist ein komplexes und sich ständig veränderndes Umfeld und die Rollen und der Kontext von Projekten und Programmen beeinflussen das PMO stark.

Die PMO-Rollen sind:

PMO Manager

PMO-Manager, der die tägliche Verantwortung für das PMO hat.
Der PMO-Manager muss sicherstellen, dass die Standards seines Unternehmens während des gesamten Prozesses der Entwicklung und Ausführung eines jeden Projekts eingehalten und klar definiert werden.
PMO-Manager sind für die Überwachung der Arbeit aller Mitarbeiter des Project Management Office verantwortlich und müssen somit die Verantwortung für die resultierende Qualität jedes Projekts übernehmen.

PMO Direktor

Der PMO-Direktor ist eine Rolle auf höchster Ebene und ist definitiv damit beschäftigt, die Verantwortung für Veränderungsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens zu übernehmen und zu verantworten. Sie stellen sicher, dass eine Organisation alles für die erfolgreiche Umsetzung strategischer Initiativen bereithält. Sie konzentrieren sich oft darauf, die richtige Umgebung mit starken Fähigkeiten und Kapazitäten für eine erfolgreiche Umsetzung zu schaffen.

PMO Administratoren

PMO-Administratoren helfen dabei, all diese Dinge zu organisieren. Diese Administratoren kontrollieren Dokumente, erleichtern die Kommunikation zwischen dem Projektbüro und den Stakeholdern und sammeln Daten, um die Berichtsanforderungen zu erfüllen.

PMO Analysten

PMO-Analysten haben eine Führungsposition inne, arbeiten aber mit Mitarbeitern aller Ebenen zusammen, die mit den ihnen zugewiesenen Projekten zu tun haben. Als Analyst und Manager ist ein erfolgreicher PMO-Analyst ein talentierter Multitasker.

Coach

Coach, der für die Ad-hoc-Unterstützung einzelner Projektleiter oder Projektteams verantwortlich ist.

Kommunikationsspezialist

Der Kommunikationsspezialist ist die Figur, die für den Kommunikationsplan verantwortlich ist und sicherstellt, dass alle Stakeholder rechtzeitige Mitteilungen über ihre Projekte erhalten.

Methodiker

Diese Figur ist ein Methodiker und ist verantwortlich für die methodischen Inhalte, die für Projektmanagement -Prozesse gewählt werden. Sie verwaltet die Entwicklung von Vorlagen und Best Practices sowie für Anweisungen zu deren Verwendung.

Weitere wahrscheinliche Rollen innerhalb eines gut organisierten PMOs können in vier verschiedenen Ebenen definiert werden:

• Project Support Rollen: Project administrator, Project Koordinator, Project Support Officer.
• Portfolio, Programme und Project Support Rollen: Project Management Officer, PMO Officer, PMO Spezialist Rolle (Project Planner, Project Scheduler, Project Controller).
• Führung und Betreuung von PMO- Rollen: PMO Manager, PMO Lead.
• Leitung von PMO-Rollen: Head of PMO, PMO Director, Portfolio Director, e-PMO (Unternehmen PMO).

P3O -Portfolio, Programme und Project Offices

Für die übergeordneten Rollen innerhalb des PMOs wird häufig ein P3O-Zertifikat (Portfolio, Programme and Project Offices) verlangt.

P3O ist eine Methodik, die Organisationen beim Aufbau von Unterstützungsstrukturen hilft, die die erfolgreiche Umsetzung ihrer Portfolios von Change-Management-Programmen und –Projekten ermöglichen.

Quelle:
Axelos: Value of the PMO
Axelos: Implementing and leading a best practice PMO