Der Contingency Plan ist ein Dokument, das alle Organisationen und insbesondere die Projektteams vor Beginn der Projektarbeit erstellen sollten, um zu wissen, wie sie bei Unfällen und unvorhergesehenen Ereignissen vorgehen müssen.
Warum ist der contingency Plan wichtig?
In den meisten Fällen wird kein Projekt ohne Schluckauf oder Zwischenfälle abgeschlossen, egal wie klein sie auch sein mögen. Um den gePlanten ZeitPlan nicht zu verzögern und alle mit dem Kunden vereinbarten Qualitätsanforderungen für die Freigabe des Produkts zu erfüllen, muss der Projektleiter unbedingt einen genauen und aktuellen NotfallPlan erstellen und unter Kontrolle halten, damit er bereits weiß, wie er eingreifen und wie er vorgehen muss, um etwaige Probleme zu lösen.
Contingency Plan VS-EntschärfungsPlan
Der Plan zur Risikominderung ist eine Präventivmaßnahme, die darauf abzielt, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos zu verringern oder das Ausmaß seiner Folgen zu mindern, und muss daher so schnell wie möglich umgesetzt werden.
Der Notfallplan hingegen ist eine Korrekturmaßnahme und wird umgesetzt, wenn das Risiko bereits eingetreten ist, um es so schnell wie möglich und mit den geringstmöglichen Folgen einzudämmen und eventuelle Schäden oder Verzögerungen zu begrenzen.
Wie man einen Contingency Plan erstellt
1. Durchführung von BIA-Aktivitäten (Business Impact Analysis) zur Ermittlung und Priorisierung aller Elemente, Faktoren und Komponenten, die für die Organisation und die Erfüllung ihres Auftrags von grundlegender Bedeutung sind.
2. Identifizieren Sie die Hauptrisiken und spezifischen Ereignisse, die eintreten könnten und somit die Umsetzung des Notfallplans erforderlich machen. Für diese Aktivität kann es optimal sein, ein Brainstorming mit Fachleuten aus eher technischen Abteilungen durchzuführen, die den Blickwinkel erweitern können.
3. Priorisierung der Risiken auf der Grundlage der Folgen, die sie nach sich ziehen.
4. Erstellen Sie einen Notfallplan für jedes identifizierte Ereignis und legen Sie die erforderlichen Maßnahmen fest. Darüber hinaus muss jeder Schritt des Notfallplans Folgendes umfassen und festlegen
- Wer wird beteiligt sein?
- Welche Tätigkeiten sie auszuführen haben werden
- Wann sie diese Tätigkeiten auszuführen haben
- Wo der Plan umgesetzt werden soll
- Wie die Aktivitäten durchgeführt werden
5. Geben Sie den Plan weiter, indem Sie klare Richtlinien für die Berichterstattung und die Kommunikationsaktivitäten während der Umsetzung des Plans festlegen:
- Wie werden die internen und externen Beteiligten informiert?
- Wer wird sie benachrichtigen und wie?
- Wie schnell nach dem Vorfall erfolgt die Meldung?
- Wie oft werden Aktualisierungen bereitgestellt?
6. Überprüfen Sie den Plan regelmäßig, um sicherzustellen, dass er auf dem neuesten Stand ist.
Herausforderungen bei der Erstellung eines Notfallplans
Die Notfallplanung wird oft als eine Aktivität mit geringem Budget angesehen: Da ein Zwischenfall vielleicht nie eintritt und der Notfallplan daher vielleicht nie umgesetzt wird, wird er oft unterschätzt. Diese Oberflächlichkeit kann sogar zum Scheitern des Projekts führen.
Die Teammitglieder sind möglicherweise übermäßig zuversichtlich, was den Erfolg von Plan A betrifft, und erweisen sich bei der Umsetzung von Plan B als unmotiviert.
Die anderen an der Durchführung des Projekts beteiligten Akteure haben möglicherweise keinen Notfallplan erstellt oder dies nur oberflächlich und ineffizient getan. Dies kann natürlich einen starken Einfluss auf die Wirksamkeit eines gut strukturierten Notfallplans haben.
Ein Risiko wird möglicherweise nicht richtig erkannt. Fehler dieser Art könnten den Erfolg des gesamten Notfallplans gefährden und ihn unbrauchbar machen.
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