Wie man Scrum aus der Ferne implementiert

Scrum ist ein Rahmenwerk, das die 4 Werte und 12 Prinzipien der Agilität respektiert. Alle agilen Rahmenwerke wie Scrum, Agile PM, … bestehen darauf, dass die besten Teams diejenigen sind, die tagein, tagaus im selben Büro zusammenarbeiten. Aber wie kann man dann mit einem Scrum-Team aus der Ferne arbeiten? Was passiert, wenn ein Scrum-Team nicht mehr physisch zusammenarbeitet?

Den Wandel akzeptieren und die Arbeitsorganisation überprüfen

Zunächst einmal muss man sich darüber im Klaren sein, dass die Fernarbeit eine echte Zäsur in der Arbeitsweise eines Teams darstellt. Man muss sicher nicht sagen: „Wir machen weiter wie bisher, aber von zu Hause aus, wir sind es gewohnt, zusammenzuarbeiten, alles wird gut“. Denn natürlich sind die Teams es gewohnt, zusammenzuarbeiten, aber die Art und Weise, wie sie zusammenarbeiten, wird sich ändern. Es ist wichtig, alles von Anfang an mitzunehmen, ob es sich nun um die Werkzeuge, die Kommunikationsmittel oder die Spielregeln handelt, denn in der Ferne sind die Parameter und die Verfügbarkeit anders. Man muss mit unvorhergesehenen Ereignissen und persönlichen Verpflichtungen ebenso zurechtkommen wie mit beruflichen.

Lassen Sie uns nun die neuen Spielregeln definieren und versuchen, die neuen Zwänge und Grenzen für die Teammitglieder zu verstehen. Zum Beispiel ist es möglich, auf Distanz zu arbeiten:

• unterbrochen werden
• in das Privatleben der Mitarbeiter einzudringen
• Verbindungsprobleme oder technische Probleme haben
• sich um Kinder kümmern müssen
• Regeln einhalten zu müssen
• sich isoliert fühlen
• Schwierigkeiten haben, sich von der Arbeitswelt abzukoppeln

Daher sollten Sie als Erstes gemeinsam den Arbeitsrahmen überprüfen und Ihre Kollegen fragen, welche neuen Regeln, Arbeitszeiten und Grenzen sie haben.

• Wie sollen wir unsere Arbeit organisieren?
• Was sind die neuen Arbeitszeiten?
• Welche Grenzen dürfen nicht überschritten werden, damit man sich nicht in das Privatleben der Kollegen einmischt?
• Welches sind die neuen Arbeitsmittel?
• Wie können wir weiterhin kommunizieren, Informationen austauschen, weiterhin ZUSAMMEN arbeiten?

Wir müssen uns auch bewusst sein, dass wir auf Distanz anders arbeiten. Die allgemeine Beobachtung, die sich aus der räumlichen Enge ergibt, ist, dass die Arbeitnehmer in kürzerer Zeit viel mehr arbeiten. Man muss sich also darüber im Klaren sein, dass sich die Arbeitsweise ändert, dass sich der Vertrag ändert.

Die Teams müssen Zugang zu Informationen haben, in der Lage sein, weiterhin in Gruppen zu arbeiten und sich gemeinsam zu verändern. In diesem Zusammenhang stellen sich zwei Fragen:

Wie: Wie lauten die neuen Spielregeln? Wie können wir trotz des neuen Kontextes zusammenarbeiten? Was sind die Modalitäten, die neuen Werkzeuge?

Was: Was ist sichtbar? Was müssen wir gemeinsam aufbauen? Wie stellen wir sicher, dass die gemeinsam zu erreichenden Verbesserungen sichtbar sind?

Wenn das Team diese Fragen beantwortet hat und die Grundlagen definiert und die Regeln neu festgelegt sind, müssen nur noch (jetzt mehr denn je) die grundlegenden Scrum-Prinzipien angewandt werden, indem die neuen Zwänge integriert werden.

Tipp: Tun Sie das auch außerhalb von Scrum-Teams, denn jedes Team ist von dieser Störung betroffen und muss sich mit dieser neuen Arbeitsweise auseinandersetzen.

Lassen Sie sich von der Canva-Arbeitsvereinbarung inspirieren

Um Ihnen zu helfen, gibt es eine Canva auf ScrumInc, sie heißt Working Agreement Canvas und wird Ihnen die Umsetzung dieser neuen Regeln aus der Ferne erleichtern. Ich empfehle jedem, sie auszufüllen, auch mit einem Team, das Sie gut kennen. Es enthält insbesondere den Namen des Teams, die Mission, die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen, aber vor allem die Regeln und Leitfäden, die den Verhaltenskodex darstellen (z. B. keine Sitzungen nach 17 Uhr, weil die Kinder aus der Schule zurück sind).

Tipp: Diese Details mögen offensichtlich und selbstverständlich erscheinen, aber sie sollten nicht unterschätzt werden. Es sollte auch bedacht werden, dass die Regeln je nach Anzahl der Scrum-Teams angepasst werden müssen.

Sicherstellen, dass die Kommunikation effektiv ist

Betrachten wir das nachstehende Diagramm, das die Wirksamkeit der Kommunikation in Abhängigkeit vom verwendeten Kanal darstellt:

Eine reichhaltigere und umfassendere Kommunikation wird durch eine Konfrontation von Angesicht zu Angesicht, z. B. vor einem Whiteboard, erreicht, gefolgt von einer – vielleicht überraschenden – Videokonferenz mit gemeinsamer Nutzung von Inhalten.

Das heißt, wenn alle Teilnehmer des Videogesprächs zustimmen, ihre Kamera einzuschalten und den Bildschirm gemeinsam zu nutzen, ist die Kommunikation auch aus der Ferne effektiv und alle Teilnehmer sind in den Austausch einbezogen. Auf diese Weise ist es möglich, die Kollegen zu sehen, zu verstehen, wenn sie unterbrochen werden, wenn sie eine Pause brauchen, ihre Haltung zu beobachten, ihre Fähigkeit zuzuhören und den Grad des Verständnisses durch visuelle und konkrete Elemente zu erkennen.

Tipp: Sie können niemanden zwingen, seine Webcam einzuschalten, aber es ist immer noch besser, alle zu bitten, sie einzuschalten, auch wenn dies mit einer Unschärfe oder einem anderen Hintergrund verbunden ist.

Es ist daher notwendig, die Regeln des Austauschs und der Kommunikation gemeinsam zu überprüfen und dabei die persönlichen Grenzen und (neuen) Hilfsmittel eines jeden zu berücksichtigen.

Formalitäten beibehalten und wirksame Instrumente wählen

An sich ändern sich die Formalitäten nicht, aber man muss sicherstellen, dass man über die Mittel und Werkzeuge verfügt, um die üblichen physischen Werkzeuge aus der Ferne zu ersetzen. In der Praxis sind die Scrum-Teams bereits gut organisiert, mit Ausnahme derjenigen, die überhaupt nicht digitalisiert sind. In diesem Fall muss man sich mit dem „Wie“ des Problems befassen (z. B. wie kommt man von physischen zu digitalen Post-it-Zetteln?).

Scrum empfiehlt keine neuen Regeln für Remote-Meetings, sondern die Gewohnheit, sich selbst zu organisieren und stets die richtigen Fragen zu ihrer Wirksamkeit zu stellen. Formalitäten sind immer aktuell, die Fernarbeit darf sie nicht verändern. Ein tägliches Scrum ist immer noch ein tägliches Scrum, aber mit einer Webcam, um beispielsweise den Fortschritt des Trello-Kanbans mitzuteilen, und dasselbe gilt für retrospektive Meetings und Kundendemonstrationen.

Für letztere muss ein spezieller Punkt mit dem Product Owner (PO) vereinbart werden, um das „Wie“ festzulegen.

• Wenn es sich um eine physische Übergabe handelt, wird das „Wie“ alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen, Regeln und Gesundheitsvorschriften erklären.
• Wenn es sich um eine Fernübergabe handelt, müssen Sie auch die Regeln überprüfen und die richtige Unterstützung für die Demonstration bereitstellen (Webcam, Folien, Testumgebung usw.), um einen reibungslosen und effektiven Austausch zu haben, indem Sie die Live-Reaktionen, Haltungen und Gesten des Kunden bewerten.

Tipp: Hier eine nicht erschöpfende Liste von Tools, die Ihnen helfen können, Ihre Remote-Scrum-Formalitäten zu verbessern: Trello, Miro, Klaxoon, Mentimeter, Mural, Kahoot, Jira, Wrike, Scrum Time, Slack, Team, Skype, Zoom, Discord, Meet, Spatial.io…

Zusammenführung und Verwaltung aller Teams

Es muss darauf geachtet werden, dass die Arbeit der Teams sichtbar bleibt! Wenn die Teams weit voneinander entfernt sind, empfiehlt es sich, das Product Backlog so transparent wie möglich zu machen, um sicherzustellen, dass alle Teams einen gemeinsamen Standpunkt haben und dass alle Product Backlogs über ein gemeinsames Tool verfügbar sind. Auf diese Weise haben die Teams einen klaren Überblick über die laufenden Produktentwicklungen.

Wenn das Unternehmen aus mehreren Scrum-Teams besteht oder Agilität in großem Maßstab praktiziert, werden spezielle Teams gebildet, um ein klares Management des „Wie“ und „Was“ zu gewährleisten. In Anlehnung an Scrum@scale canva wird beispielsweise die Verantwortung für das „Was“ (Produkt) und das „Wie“ (Prozess) von zwei speziellen Teams verwaltet. Ziel ist es, unnötige organisatorische Konflikte zu vermeiden, die die Teams daran hindern, ihre optimale Produktivität zu erreichen und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Tipp: Behalten Sie stets einen schlanken Geist bei, indem Sie den Austausch über den Mehrwert Ihrer Verfahren mit Ihren Teams schätzen.