Um mit Ungewissheit, Mehrdeutigkeit und der Geschwindigkeit des Wandels fertig zu werden, müssen die Organisationen von heute viele mehr oder weniger komplexe Kompetenzen entwickeln.
Um die Verantwortung für den Erfolg und die damit verbundenen Vorteile zu maximieren, muss eine Organisation über die richtige Governance mit der richtigen Vision verfügen.
Der P3O-Leitfaden zielt darauf ab, dass die Governance kohärent funktioniert, um das Gesamtbild der Organisation zu erfassen und eine bessere Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
Portfolio-, Programm- und Projektbüros (P3O) – Definition
Axelos gibt die folgende Definition von Portfolio-, Programm- und Projektbüros:
Das Geschäftsmodell zur Entscheidungsfindung und Unterstützung aller Veränderungen innerhalb einer Organisation. Dazu gehören einzelne oder mehrere physische oder virtuelle Strukturen, wie z. B. Büros (dauerhaft und/oder vorübergehend), die eine Mischung aus zentralen und dezentralen Funktionen und Diensten bieten, sowie die Integration mit den Governance-Regelungen und dem Unternehmen im Allgemeinen, wie z. B. andere Business-Support-Funktionen.
Warum ist P3O das Rückgrat einer Organisation?
Im Mittelpunkt des P3O-Leitfadens steht das Portfoliobüro mit dem Ziel, Portfoliomanagern und anderen Fachleuten für Veränderungen die Prozesse, Rollenbeschreibungen, Funktionen, Dienstleistungen und Techniken an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen.
Wäre eine Organisation ein menschlicher Körper, so wäre P3O das Rückgrat, das die Aufgabe hat, das Geschehen im gesamten Unternehmen zu unterstützen.
Ziele des P3O-Leitfadens
Das Hauptziel des Leitfadens für Portfolio-, Programm- und Projektbüros besteht darin, einen universell anwendbaren Leitfaden zu erstellen, der Prozesse und Techniken sowie Hinweise und Tipps enthält, die es Fachleuten und Organisationen ermöglichen, erfolgreich geeignete Strukturen zur Erleichterung verschiedener Prozesse einzurichten, zu entwickeln und zu pflegen.
Für wen ist P3O gedacht?
P3O kann sowohl von Projekt- als auch von Programmmanagern angewandt werden und ihnen ein besseres Verständnis für die Funktionsweise von Portfolios und die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen allen Veränderungsinitiativen vermitteln.
P3O ist auch für allgemeine Managementfachleute nützlich: Es hilft ihnen zu erkennen, was sie tun müssen, um einen Mehrwert für die Organisation zu schaffen, effektiver zu sein und zu sehen, wie alle Elemente zusammenpassen.
Wie die Wirbelsäule den Körper, so unterstützt P3O die Führungskräfte, indem es ihnen hilft, die gesamte Organisation effektiver zu managen und das Beste aus der Umsetzung von Veränderungsstrategien zu machen.
Die Risiken des organisatorischen Wandels
Natürlich werden Veränderungen vorgenommen, weil man davon ausgeht, dass sie Chancen und Vorteile für die Organisation bringen, aber jede Veränderung birgt auch Risiken, wie z. B.:
Zu viele Projekte oder Programme, die gleichzeitig verwaltet werden müssen; dies kann zu organisatorischen Schwierigkeiten und Lieferverzögerungen führen;
Übermäßige Ausgaben;
Doppelung von Projekten oder unnötige Projekte;
Unzureichende Entscheidungsbefugnis (falsche Entscheidungen, zu langsame Entscheidungen oder beides).
Das Portfoliobüro steht daher unter dem ständigen Druck, einen Mehrwert für die Organisation zu schaffen, und genau hier kommt P3O ins Spiel.
Die Vorteile von P3O
Zu den wichtigsten Vorteilen von P3O gehören:
- Strategische Ausrichtung: Das Portfoliobüro muss sicherstellen, dass Veränderungsinitiativen den strategischen Zielen entsprechen.
- Prioritätensetzung: dient der Schonung des Budgets und der Reduzierung unnötiger Arbeit.
- Risikomanagement: gibt Orientierung für das Risikomanagement und verhindert kostspielige Überschreitungen (Lesen Sie mehr: Die 4 Komponenten des Projektrisikomanagements).
- Ressourcenoptimierung: wird immer wichtiger, da die Organisation mit weniger Mitteln mehr erreichen muss.
- Qualitätssicherung: P3O hilft, sich auf das zu konzentrieren, was getan werden muss und was die Kunden wollen.
Aufzeichnung des Nutzens: um zu zeigen, dass der Wert die Organisation verbessert.
Strategisches Management von Projekten und Programmen
Die Notwendigkeit, die Arbeit von Organisationen in Richtung eines stärker programm- oder projektbasierten Wandels zu verlagern, hat dazu geführt, dass eine Ausrichtung an strategischen und unternehmerischen Zielen erforderlich ist.
Dies erfordert eine stärkere Beachtung der Governance, z. B. der Geschäftsstrategien, und ein Verständnis dafür, wie effizient eine Organisation den Wandel bewältigen kann.
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