Die erste papierlose Kollegiumssitzung der Europäischen Kommission – Interview mit Laurent Kummer

Laurent Kummer ist Senior Project Management Consultant bei der Europäischen Kommission und arbeitet an der Entwicklung und Förderung von PM², der von den europäischen Institutionen verwendeten und geförderten Projektmanagement-Methodik.
In den letzten Monaten des Jahres 2019 war er als Projektleiter aktiv an einem äußerst anspruchsvollen Projekt der Europäischen Kommission beteiligt… Wir haben ihn interviewt, um mehr darüber zu erfahren.

“6 Wochen, um eine papierlose Lösung vorzuschlagen und eine 60-jährige Gewohnheit aufzugeben“: Können Sie uns mehr über das Projekt erzählen?

Dieses Projekt geht auf eine Bitte der Präsidentin der Europäischen Kommission Ursula Von der Leyen nach ihrer Wahl zurück. Sie wollte mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, wie die wichtigste Entscheidungssitzung der EU, die Sitzung des Kollegiums der Kommissare, papierlos abgehalten werden kann, so dass der Druck von mehr als 2 Millionen Dokumenten pro Jahr vermiedet werden kann.

Eine weitere Anforderung erschwerte die Anfrage jedoch: Die Präsidentin bittet in der Regel alle Teilnehmer ihrer Sitzungen, alle persönlichen elektronischen Geräte (Smartphones, Tablets usw.) außerhalb der Sitzung zu lassen, sowohl aus Sicherheitsgründen als auch um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer auf die Sitzung konzentrieren und nicht abgelenkt werden. Wir mussten uns daher spezielle elektronische Geräte ausdenken, die im ikonischen Jean-Monnet-Sitzungssaal verbleiben konnten.

Was war die größte Herausforderung bei diesem Projekt? Und was war Ihrer Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg?

Wir hatten weniger als zwei Monate Zeit, um eine innovative Lösung zu entwickeln, die sowohl die Kriterien der Sicherheit (einige Dokumente enthalten sensible Daten) als auch die Praktikabilität (die Benutzer sind VVIPs ohne besondere IT-Kenntnisse) erfüllt.Um den

Druck zu erhöhen, wurde von Anfang an öffentlich bekannt gegeben, dass es keinen Plan B gibt, so dass auch die Gefahr eines Imageschadens bestand, wenn wir nicht rechtzeitig geliefert hätten…

Auf dieser Ebene und mit einem neuen Präsidenten war auch der persönliche Wettbewerb ein Risiko: Jeder will es dem neuen Chef recht machen, also musste die Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig sein.

Hier kam PM² ins Spiel: Mit seinem klaren Governance-Modell und seiner Verantwortungszuweisung Matrix, seinen Vorlagen für das Kommunikationsmanagement und seiner Art, die Projektsponsoren in das Projekt einzubinden, war es eine echte Bereicherung für uns.

Wenn man ein solch anspruchsvolles Projekt bekommt, muss man sich darauf konzentrieren, es beim ersten Mal richtig zu tun, und sonst nicht vieles anderes. Und auch die Soft Skills werden auf die Probe gestellt: Gelassenheit, Geduld und Überzeugungskraft sind unerlässlich, um schnell zu bekommen, was man braucht.

Wie hat PM² Sie unterstützt?

Mit der RASCI*-Tabelle von PM² waren wir in der Lage, schnell zu kommunizieren, wer was macht. PM² fördert ein ausgewogenes Governance-Modell, bei dem die Unternehmensseite eine wichtige Rolle für den Projekterfolg spielt, der Unternehmensleiter jedoch PM² kennen muss. Glücklicherweise war in diesem Fall mein Geschäftspartner PM²-zertifiziert, was die Kommunikation deutlich vereinfachte:

Wir wussten alle, wie wir die Arbeit mit PM²-Artefakten wie dem Arbeitsplan und der Projektcharta strukturieren und organisieren konnten. Auf diese Weise konnten wir die Anforderungen präzise erfassen und den Projektumfang einhalten, so dass wir uns auf die Umsetzung konzentrieren und Risiken und Probleme klar erkennen konnten.

*RASCI ist eine Responsibility Assignment Matrix (RAM), eine Methode zur Darstellung und Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten für eine bestimmte Aktivität. Das Akronym RASCI steht für: Responsible (Verantwortlich), Accountable (Rechenschaftspflicht), Supports (Unterstütztungen) Consulted (Konsultiert), Informed (Informiert), d. h. R = Rolle der Verantwortung, A = Rolle der Verantwortlichkeit, S = Rolle der Unterstützung, C =Rolle der Konsultierung,
I = Rolle der Information.

Welche waren die Ergebnisse?

Am Ende haben wir versucht, die Dinge sehr einfach zu halten: Tablet und Software sind bereits bekannt, es gibt keine Neuigkeiten bei den Sicherheitsstufen, aber die Integration war schwierig. Der Projektleiter ist in diesem Fall wie ein Dirigent, der dafür sorgen muss, dass jeder seine Rolle zum richtigen Zeitpunkt spielt. Wir haben pünktlich geliefert (sogar ein paar Wochen im Voraus), und die Präsidentin war zufrieden – es war das erste, was sie in ihrer ersten Pressekonferenz als Präsidentin erwähnte:

“I want to report from the very first College meeting, which was for the very first time a paperless College meeting, it was completely digital.”

(Laurent Kummer im Jean-Monnet-Sitzungssaal, strikt papierlos)