Der Business Case stellt die Projektbegründung dar und enthält Kosten, Risiken und Zeitrahmen, um die laufende Durchführbarkeit des Projekts zu überprüfen. Der Business Case liefert eine Reihe von Informationen, um festzustellen, ob ein Projekt wünschenswert, durchführbar und realisierbar ist (und bleibt).
2. Was ist der Zweck des BC?
Sehr oft konzentrieren wir uns während eines Projekts auf das, was wir tun und wie wir es tun, und lassen den Grund dafür außer Acht. Der Business Case ist ein wesentliches Element, denn er legt fest, warum sich die Arbeit lohnt. Das BC dient dazu, die Rechtfertigung für die Durchführung eines Projekts auf der Grundlage der geschätzten Kosten im Vergleich zum erwarteten Nutzen zu dokumentieren, wobei alle damit verbundenen Risiken berücksichtigt werden.
In PRINCE2 ist der Business Case ein grundlegender Test für die Durchführbarkeit eines Projekts; er beantwortet die Frage „Lohnt sich die Investition noch?“ Der Business Case ist nicht statisch: Er muss während der gesamten Projektlaufzeit aufrechterhalten und laufend mit neuen Informationen über Kosten, Risiken und Nutzen aktualisiert werden, sobald diese verfügbar sind.
In PRINCE2 wird das vorläufige BC zu Beginn des Projekts erstellt und für die Dauer des Projekts beibehalten. Er wird vom Projektausschuss an jedem wichtigen Entscheidungspunkt förmlich überprüft und während des gesamten Zeitraums, in dem Vorteile entstehen, bestätigt.
3. Die Struktur des BC:
Der Business Case muss die Gründe für die Durchführung des Projekts beschreiben. Er sollte die folgenden Elemente enthalten:
Executive Summary: hebt die wichtigsten Punkte des Business Case hervor, der auch den Nutzen und den ROI (Kapitalrendite) enthalten muss.
Begründung: Erläutert, warum die Durchführung des Projekts notwendig ist und wie das Projekt die Strategien und Ziele des Unternehmens erreichen wird.
Optionen für das Unternehmen: Analyse der möglichen Grundoptionen: nichts tun, das Minimum tun oder etwas tun.
Erwarteter Nutzen: der Nutzen, den das Projekt erzielen wird, ausgedrückt in messbaren Werten. Der Nutzen bezieht sich sowohl auf den qualitativen als auch auf den quantitativen Nutzen, der im Einklang mit dem Nutzen des Unternehmens stehen muss. Es ist wichtig, den aktuellen Stand jedes Nutzens in quantifizierbarer Form zu ermitteln (um die Fortschritte nach Abschluss des Projekts bewerten zu können) und festzulegen, wie und wann die Verbesserungen gemessen werden.
Erwarteter Gegennutzen: die von einem oder mehreren Beteiligten als negativ empfundenen Endergebnisse. Sie sind die tatsächlichen Folgen einer Tätigkeit – sie müssen bewertet und in die Investitionsrechnung einbezogen werden. Der Unterschied zum Risiko besteht darin, dass bei letzterem die Möglichkeit des Eintretens ungewiss ist, beim Gegennutzen hingegen nicht.
Zeitplan: Zeitrahmen für das Projekt und Zeitraum, in dem der Nutzen realisiert werden soll.
Kosten: Zusammenfassung der Kosten, der laufenden Betriebs- und Wartungskosten des Projekts und der jeweiligen Finanzierungspläne.
Investitionsbewertung: Gegenüberstellung des Gesamtnutzens und des Gegennutzens mit den Projektkosten und den zusätzlichen Kosten für den laufenden Betrieb und die Wartung.
Größere Risiken: Bewertung und Zusammenfassung aller größeren Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt, ihre wahrscheinlichen Auswirkungen und Pläne für den Fall ihres Eintretens.
4.Wo finde ich die Daten/Quellen für die Entwicklung des Business Case?
In PRINCE2 ist die Executive für den Business Case verantwortlich. Das bedeutet nicht, dass die Führungskraft den Business Case schreibt, sondern dass sie für die Erstellung und Genehmigung des Business Case verantwortlich ist. In PRINCE2 wird das vorläufige BC aus dem Projektauftrag abgeleitet und in der Vorprojektphase zur Genehmigung durch den Projektausschuss entwickelt. Das detaillierte BC ergibt sich aus dem vorläufigen BC, dem Projektplan und dem Risikoregister.
Der Business Case enthält Elemente aus:
Projektauftrag und Projektbeschreibung – über die Gründe für die Durchführung des Projekts
Projektplan – hinsichtlich Kosten und Zeitplan
Analyse des erwarteten Nutzens – durch den Nutzer/älteren Nutzer
Kosten-Nutzen-Analyse – durch die Geschäftsführung
Risikoregister (Sammlung von Informationen über ermittelte Risiken, einschließlich ihres Status und ihrer Vorgeschichte)
Problem Register (Informationen über alle Probleme, die auf formale Weise gehandhabt werden)
5. Format:
Der Business Case kann in einer Vielzahl von Formaten erstellt werden, z. B: – Dokument, Tabellenkalkulation oder Präsentationsfolien. – Einbindung in ein Projektmanagement-Tool.
Der Business Case ist die Grundlage für alle Entscheidungsprozesse und stellt sicher, dass das Projekt seine Rechtfertigung beibehält, dass der Geschäftsbedarf gedeckt und der erwartete Nutzen realisiert werden kann.
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