Laut einem PPM-Benchmark-Studienbericht von Axelos hat etwa die Hälfte der Projektmanager, die keine oder nur selten Projektbewertungen durchführen, in den letzten 12 Monaten ein Projektversagen erlebt – verglichen mit 34 % derjenigen, die immer oder oft Bewertungen durchführen.
Diese Datengrundlagen sollten ein Anreiz sein, dem Konzept der „Lessons Learned“ (dt. gewonnene Erkenntnisse), das ein integraler Bestandteil des Projektmanagements sein sollte, mehr Gewicht zu verleihen.
Warum gewonnene Erkenntnisse?
Zu Beginn eines jeden Projekts konzentriert sich das Team vollständig darauf, dass es funktioniert – die Idee eines Versagens wird nicht einmal berücksichtigt. Das Geschäft drängt auf greifbare Ergebnisse und somit stärker zum Ziel – auch wenn dies bedeutet Abkürzungen zu nehmen. Bei all der Energie, die auf die Ziellinie gerichtet ist, ist es schwer, Versagen auf jeder Ebene zu erkennen – obwohl der Business Case genau das sagt.
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, ist der natürliche Instinkt, vorwärts zu gehen und sich auf die nächste Herausforderung zu konzentrieren. Wenn also die Kultur innerhalb einer Organisation dazu führt, Erfolge zu feiern, anstatt einen Schritt zurückzutreten, um zu sehen, was hätte besser gemacht werden können, wird eine solche Veränderung niemals stattfinden. Bei so vielen Erkenntnissen aus dem Projekt ist es wirklich schade, dass all dieses Wissen am Ende des Projekts einfach verloren wird.
Aus diesem Grund drängt PRINCE2 darauf, die gewonnenen Erkenntnisse (sowohl negative als auch positive) im Team während und nach Abschluss des Projekts zu teilen. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen dem Team in folgenden Bereichen:
- Engagement der Mitarbeiter
- Mehr Empathie
- Schnellere Problemlösung
Engagement der Mitarbeiter
Die Zeit zu investieren, um zuzuhören, bedeutet unterstützende Führung und fördert ein positives Arbeitsumfeld – beides sehr positive Faktoren innerhalb einer Organisation. Tatsächlich kann das Teilen bei richtiger Leitung effektiver und kostengünstiger sein als andere Mittel der Teambildung.
Mehr Empathie
Wenn eine Organisation alle um Feedback und formelle Meinungsäußerung bittet, kann dies bei den Teammitgliedern mehr Empathie und damit ein besseres Verständnis für jede Rolle und ihre Zusammenarbeit zur Erreichung gemeinsamer Ziele schaffen.
Schnellere Problemlösung
Auf praktischer Ebene bedeutet die Bereitstellung einer Plattform für Menschen, um über ihre Probleme zu sprechen, dass jedes Problem schnell gelöst wird und potenziell negative Stimmen in ein viel produktiveres Gespräch umgeleitet werden.
Zeichnen Sie Ihre gewonnenen Erkenntnisse auf
Wesentlich ist jedoch, dass Organisationen nicht bei bloßen Aussagen stehen bleiben, sondern die gewonnenen Erkenntnisse tatsächlich aufzeichnen. Hier kann das PRINCE2-Prinzip des Lernens aus Erfahrung einen sehr nützlichen Best-Practice-Rahmen bieten, wenn richtig befolgt. Andernfalls wird es nur eine Erfassungsübung sein.
Unter Anleitung des Projektmanagers sollten die Aufzeichnungen der gewonnenen Erkenntnisse von Anfang an als ein immer zu verwendendes Dokument benutzt werden und nicht als etwas, das am Ende noch überprüft werden muss, wenn die meisten Informationen vergessen wurden. Der wahre Wert dieser Aufzeichnungen liegt darin, dieses Wissen mit zahlreichen Projektmanagern zu teilen, damit die Erkenntnisse Teil der DNA des Teams werden.
So dokumentieren Sie gewonnene Erkenntnisse
Das Aktualisieren und Aufzeichnen sowie die Gespräche mit Teammitgliedern, um die gewonnenen Erkenntnisse zu entdecken, liegen in der Verantwortung des Projektmanagers / der Projektmanagerin. Er/sie sollte die folgenden Praktiken in seine/ihre tägliche Arbeit integrieren, um von den Erfahrungen zu profitieren, die in der PRINCE2-Methodik erläutert wurden. Er/sie sollte:
- Den gewonnenen Erkenntnissen einen Wert beimessen: Wenn der Projektmanager die Ergebnisse aus den gewonnenen Erkenntnissen nicht schätzt, dann wird es niemand anderes tun. Daher ist es wichtig, eine Sitzung zu organisieren, in der jedem zugehört wird.
- Einen Mediator in Betracht ziehen: Der Projektmanager muss möglicherweise eine andere Person bitten, die Sitzung zu leiten. Die Festlegung von Grundregeln schafft einen neutralen Raum, in dem Probleme diskutiert werden können.
- Sich auf Verbesserungen konzentrieren: Objektivität ist der Schlüssel. Es ist keine Sitzung, um mit dem Finger auf jemanden zu zeigen oder die Schuld zu geben. Ziel ist es, Vertrauen in den Managementprozess zu schaffen und an den Wert der Ergebnisse zu glauben.
Eine neue Mentalität mit gewonnenen Erkenntnissen
Versagen ist nicht zu befürchten. Es sollte kein Tabuthema sein, aber es sollte Teil des Fortschritts und der Stärkung eines Teams durch neue Denkweisen darstellen. Viele erfolgreiche Unternehmer sind dank dem, was sie nach ihren Fehlern gelernt haben, dahin gekommen, wo sie jetzt sind.
Der Trick besteht darin, die gewonnenen Erkenntnisse zu analysieren, damit Sie sich beim nächsten Mal überlegen können, es anders zu machen. Um es mit den Worten von Samuel Beckett auszudrücken: „Ich habe es versucht. Ich bin gescheitert. Aber das macht nichts. Ich werde es wieder versuchen. Ich werde besser scheitern”
Um Ihnen dabei zu helfen, den gewonnenen Erkenntnissen eines Projekts mehr Aufmerksamkeit zu schenken, bieten wir den Download von PRINCE2 Lessons Learned kostenlos an. Dies ist ein sehr nützliches Dokument im Word-Format, das Sie und Ihr Team bei Ihren PRINCE2-Projekten unterstützen kann!
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Der Originalartikel wurde im Axelos-Blog veröffentlicht: „Wie man ‚Lessons Learned‘ nutzt, um das Scheitern von Projekten zu reduzieren“ von Ana Bertacchini.
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