Projektmanagement im Gesundheitswesen: Herausforderungen und Vorteile

Spitäler durchlaufen eine Zeit des Wandels und der Reformen und stehen vor der herausfordernden Aufgabe, die Transformation umzusetzen und gleichzeitig die Qualität, den effektiven Einsatz von Ressourcen und die Produktivität zu sichern.

Der Spitalsektor benötigt ein Rahmenwerk, um die Umsetzung von Veränderungen über das Portfolio-, Programm– und Projektmanagement zu steuern und zu kontrollieren, mit dem Ziel, seine Fähigkeiten zur effektiven und effizienten Umsetzung von Transformationszielen auszubauen.

Warum ist Projektmanagement im Gesundheitswesen wichtig?

Eine Reihe von Statistiken zeigt die enorme Grösse der Gesundheitsbranche und ihre Auswirkung auf die Gesamtwirtschaft der Schweiz.

(Zahlen – zur Verfügung gestellt vom Schweizer Bundesamt für Statistik https://www.bfs.admin.ch/bfs/en/home/statistics/health.html)

Diese Statistiken unterstreichen, wieviel viel Arbeit das Projektmanagement im Gesundheitswesen erfordert, um die Abläufe in einer so grossen Branche kontinuierlich zu verbessern. Die Gesundheitskosten in der Schweiz betragen 11,7 % des BIP und sind damit die zweithöchsten in Europa.

In der Umfrage des Euro Health Consumer Index 2018 wurde die Schweiz auf den ersten Platz gesetzt und als exzellentes Gesundheitssystem bezeichnet. Aus diesem Grund hat das Projektmanagement im Gesundheitswesen in den letzten Jahren noch mehr an Bedeutung gewonnen.

Das liegt zum grossen Teil an den Sicherheitsbedenken: Ein ineffektiv durchgeführtes Gesundheitsprojekt kann zu gesundheitlichen Problemen der Patienten führen.

Herausforderungen des Projektmanagements im Gesundheitswesen

Projektmanagement im Gesundheitswesen zeichnet sich dadurch aus, dass es Komplexität und Risiko auf eine ganz neue Ebene hebt. Hier sind einige der Hauptgründe, warum es anders ist als in anderen Branchen:

Finanzierung und Optimierung

Projektmanagement richtet das Geld auf die Aktivität aus.
Es stellt sicher, dass Sie die Mittel für Ihre Bemühungen in den verschiedenen Phasen eines Projekts haben.

Um den grössten Nutzen aus den verfügbaren Finanzmitteln zu ziehen, muss das Projekt optimiert werden, was bedeutet, dass genau die richtige Menge an Platz für Stationen, Operationssäle, Diagnosesuiten, öffentliche Bereiche und andere Einrichtungen zugewiesen wird, um die kosteneffizienteste Anordnung zu entwerfen.

Qualität und Effizienz

Die kostensenkende Kraft von Managed Care hat zu zahlreichen Fusionen und Übernahmen im Krankenhaus– und Ärztegruppensektor geführt, um Grössenvorteile zu erzielen und einen wirtschaftlich attraktiveren Service anzubieten.

Es gibt härtere und ernsthaftere Konsequenzen, wenn Projekte das Budget oder den Zeitplan überschreiten, da das Wohl der Patienten auf dem Spiel stehen kann. Jeder Fehler oder fehlende Prozess kann sich nachteilig auf die Patienten auswirken.

Qualitätskontrolle ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements: Im Gesundheitswesen sollten alle Möglichkeiten der Effizienz von Beginn des Projekts an berücksichtigt werden.

Dazu gehört auch, dass die architektonischen und technischen Entwürfe auf die budgetären und funktionalen Ziele des Projekts abgestimmt sind.

Die zunehmende Nachfrage nach Gesundheitsleistungen in Verbindung mit steigenden Kosten hat den Druck auf die Branche erhöht, wirtschaftliche und qualitativ hochwertige Leistungen zu erbringen.
Der Versuch, ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Qualität zu finden, macht die Notwendigkeit eines besseren Projektmanagements noch wichtiger.

Hohe Disziplinenvielfalt

Hochtechnologische Pflege wird von sehr spezialisiertem medizinischem Fachpersonal erbracht.

Teams aus verschiedenen Disziplinen, besonders wenn sie vorher noch nicht zusammengearbeitet haben, fehlt wahrscheinlich eine gemeinsame Sprache. Menschen aus der gleichen Disziplin haben eine gemeinsame Bedeutung für die Wörter, die sie verwenden, und verstehen sich gegenseitig.

Wenn jedoch mehrere Disziplinen involviert sind – Chirurgie, Physiotherapie, Sozialarbeit, Krankenpflege – verwenden die Menschen möglicherweise dieselben Wörter und nehmen fälschlicherweise an, dass sie für alle am Tisch dasselbe bedeuten.

In der Kommunikation kommt es zu einer fehlerhaften Übersetzung: Eine Person aus einer Disziplin kodiert eine Bedeutung für einen Begriff, aber jemand aus einer anderen Disziplin dekodiert eine andere Bedeutung.
Das Ergebnis ist, dass die Botschaft nicht verstanden wird.

Dies ist im Team des Gesundheitswesens wegen der scheinbaren Einfachheit der Terminologie besonders schwierig zu behandeln. Die vielleicht sicherste Annahme, die der Projektleiter zu Beginn der Arbeit machen kann, ist, dass Menschen aus verschiedenen Disziplinen einander nicht verstehen und dass das Geben und Empfangen von Feedback entscheidend ist.

Das Stellen von scheinbar offensichtlichen Fragen kann sehr nützlich sein, bis eine gemeinsame Sprache im Team erreicht ist. Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass die Teammitglieder ihre funktionale Unvertrautheit überwinden und muss sich mit der Skepsis und dem Misstrauen zwischen den Funktionen auseinandersetzen, bevor das Team effektiv arbeiten kann.

Mangel an qualifizierten Ressourcen

So wie sich die Landschaft des Gesundheitswesens verändert, so verändert sich auch die Art der Ressourcen, die für erfolgreiche Projekte benötigt werden.

Der aktuelle Trend, das Project Management Office (PMO) Framework zu übernehmen, ist nicht immer gleichbedeutend mit der Fähigkeit, Projekte mit mehreren Organisationen erfolgreich zu leiten, Seite an Seite mit Klinikern an der Veränderung der Versorgung zu arbeiten oder die Auswirkungen einer bedeutenden Regulierung zu bewerten.

Ein Projektteam ohne die notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen, einschließlich der Expertise in der Gesundheitsbranche, wird letztendlich scheitern.

Fehlerhafte Change Methodik

Der Druck, sich schnell zu verändern, ist im Gesundheitswesen besonders spürbar, da Organisationen, die in der Vergangenheit in den Wandel „hineingewachsen“ sind, nun eine Veränderungsmethodik anwenden müssen, um erfolgreich zu sein.

Oftmals enthalten Projekte keinen Arbeitsablauf, der sich mit der Vorbereitung der Organisation auf bedeutende Veränderungen befasst. Die Kommunikation von Veränderungen ist aufgrund der politischen Dichotomie zwischen Ärzten und Verwaltung eine besondere Herausforderung.

Das Ergebnis ist mangelndes Verständnis, fehlende Akzeptanz und letztlich fehlende Akzeptanz der Veränderung, was zu gescheiterten Projektergebnissen führt.

→ Lesen Sie: Projektmanagement Reife in den Spitälern der Schweiz

Eine Reihe anderer Probleme beeinflussen die sich entwickelnde Branche – Probleme, für die das Projektmanagement immer wichtiger wird. Zu diesen Themen gehören die folgenden:

• Sinkende Beiträgen von staatlichen Gesundheitsprogrammen und privaten Versicherungsgesellschaften haben Gesundheitsorganisationen dazu gezwungen, Wege zu finden, um Geld zu sparen.
• Neue und komplizierte Systeme für elektronische Patientenakten müssen ständig überwacht und verbessert werden.
• Neue Technologien müssen ebenfalls verfolgt und verbessert werden.
• Es tauchen immer wieder neue Vorschriften auf.
• Es gibt eine größere Kontrolle von externen Gruppen, einschliesslich der Regierung, Krankenversicherungen und Patienten.

Vorteile des Projektmanagements im Gesundheitswesen

Starkes Projektmanagement hilft, das Gesundheitswesen und die Gesundheitsbranche in vielerlei Hinsicht zu verbessern.

Projektmanagement kann Folgendes bewirken.

Es stellt sicher,

• dass die fachliche Zusammensetzung des Projektteams auf das Projektziel abgestimmt ist.
  Wenn das Ziel darin besteht, die Kosten zu senken, stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder über Kenntnisse in der Kostenmessung und -abrechnung verfügen.
• dass die Teammitglieder auf einer ausreichend hohen Ebene in ihrer jeweiligen Organisation angesiedelt sind, so dass Empfehlungen eine hohe Wahrscheinlichkeit haben, umgesetzt zu werden.
• dass die Integrationspolitik nicht unterschätzt wird.
  Erst wenn den Teammitgliedern klar ist, dass alle miteinander stehen oder fallen, kann die eigentliche Projektarbeit beginnen.
• dass die Teammitglieder sich wirklich als Gleichgestellte zueinander verhalten.
  Hierarchie darf die Peer-Beziehungen des Teams nicht beeinträchtigen. Die Person(en), die das Team bei der Lösung eines bestimmten Problems anleitet/anleiten, sollte(n) das Mitglied mit dem entsprechenden Wissen und der Erfahrung sein und nicht die Person an der Spitze der impliziten Hierarchie.

Es verbessert

• die Qualität der Pflege durch die Verbesserung der Prozesse, die zur Bereitstellung dieser Pflege verwendet werden.
• die Kommunikation zwischen dem Pflegepersonal, das die Patienten betreut.
• die organisatorische Planung.
• die Budgetierung, da ein starkes Projektmanagement die Ressourcen direkt auf die wichtigen Aufgaben ausrichtet.
• die Prozesse, die eingeführt werden, um das Risiko von Rechtsstreitigkeiten zu verringern – zum großen Teil, weil verbesserte Prozesse die Qualität der Pflege erhöhen.
• die Beziehungen zu den Stakeholdern, einschließlich der Versicherungsträger, Behörden, Patienten und anderen.
• die Produktivität der Mitarbeiter.
• die Risikominderung und verhindert das Auftreten rechtlicher Probleme.